ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
³DT DEPARTMENT MASTER³
ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ


ATTENTION

  There must be at least one department identified for each
company in the system.

 
a) description

DT is used to add, modify and delete department records.  Each
department number must be unique within that specific company
when entered.

The department master is used in validations during transaction
entry and in report production to help determine how information
is to be summarized and printed.

A department record may be identified as a group, single, or
subsidiary department.  A group department may include one or
many subsidiaries.  The ENDING DEPARTMENT field identifies the
last department for a given group. GRPIND with a value of 'Y'
indicates a group department. A 'N' GRPIND indicates a subsidiary
department or a single department unaligned with a given group. 

In certain functions, like the balance sheet and income
statements, the client may select all group departments by
entering a "99".  The group indicator (GRPIND) therefore is used
for purposes beyond the identification of group records.


    16:56:34       * PRACTICE AAA COMPANY *            06/04/90
                      Department Master               Period:13

   F1 Help      ESC Exit           F6 Calculator     F10 Window

     Comp    Dept     Department Name       Grpind     End Dept

      AAA      13   Group Department           Y         19
      AAA      15   East Bay Toke Club         N         15
      AAA      16   East bay S & R             N         16
      AAA      18   test department            N         18
      AAA      20   Group Data Processing      Y         29
      AAA      22   test sub department        N         22


                        F3 print report

     A Add     E Edit     D Delete       to move   Esc to exit


b) operations

1) Add and Edit




   16:56:34       * PRACTICE AAA COMPANY *            06/04/90
                     Department Master               Period:13

   F1 Help      ESC Exit          F6 Calculator     F10 Window

    ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
    ³Comp    Dept     Department Name     Grpind     End Dept³
    ³                                                        ³
    ³ AAA      13   Group Department           Y         19  ³
  ÚÄÁÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÁ¿
  ³(Comp) (Dept)            (Name)        (Grpind)  (End Dept)³
  ³ AAA     16    East bay S & R              N           16  ³
  ÀÄÂÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÂÙ
    ³ AAA      20   Group Data Processing      Y         29  ³
    ³ AAA      22   test sub department        N         22  ³
    ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ

            Ctrl-W save edits    Esc exit without saving





  The Add/Edit screen is similar to the Add/Edit screens in other
functions. Ctrl-W will save the current changes and ESC will
restore the record back to its values prior to changing.

  The COMPANY must exist in the system's STARTUP file, before the
transaction will be accepted.  The ENDING DEPARTMENT field
appears only if a Y is entered for the GROUP FIELD ? prompt.  The
value must be equal to or greater than the DEPARTMENT in order to
be accepted.



2) Delete


To DELETE a record, it must exist on the file.  Any department
with active transactions will not be deleted.  If this occurs, a
message will appear on the screen "To delete a department under
this condition, first delete the transactions".



    16:56:34       * PRACTICE AAA COMPANY *            06/04/90
                       Department Master              Period:13

    F1 Help      ESC Exit          F6 Calculator     F10 Window

   ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
   ³Comp    Dept     Department Name       Grpind     End Dept³
   ÃÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ´
   ³ AAA      13   Group Department           Y         19    ³
   ³ AAA      15   East Bay Toke Club         N         15    ³
   ³ AAA      16   East bay S & R             N         16    ³
   ³ AAA      18   test department            N         18    ³
   ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ
           ÚÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄ¿
           ³  This record will be deleted from the file³
           ³        Do you want to do this? Y/N        ³
           ÀÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÄÙ



F3 Print Report

  The report option is simply a straight record by record print
of the Department master file
 
                         Department List

        Comp    Dept   Name               Grp     Erange    

        ABC      10    ACCOUNTING          Y        19
        ABC      20    FINANCE             N        20
        ABC      30    PRODUCTION          Y        49
        BBC      10    ACCOUNTING          N        10