Anleitung zur ASCII-Import-Funktion =================================== Ab der Version 5.08 enh„lt MegaFakt eine vielseitige Import-Funktion fr Adressen und Artikel. Eine entsprechende Export-Funktion wird in einer sp„teren Version folgen. Die in frheren Programmversionen enthaltenen Import- und Export-Funktionen waren nicht flexibel genug und untersttzten nur den Datenaustausch mit bestimmten anderen Programmen. Die neue Import- Funktion kann dagegen an fast alle Datenformate angepasst werden, die Daten im ASCII-Format enthalten. Die Import-Funktion erreichen Sie, indem Sie mit der Taste F7 bzw. dem Menpunkt Parameter auf die zweite Menleiste umschalten und dort F7 "Import" bzw. in der Men- leiste Im-/Export/ASCII-Import anw„hlen. Es erscheint eine Dialogbox mit der šberschrift 'ASCII-Datei importieren', in der Sie zwischen dem Import von Adressen oder Artikeln w„hlen k”nnen. Hier k”nnen Sie auch eigene Formatdateien erstellen und speichern. Die folgenden Erkl„rungen beziehen sich auf diese Dialogbox. Allgemeines ----------- Es gibt zwei grundlegend verschiedene Datenformattypen: Im ersten Format sind die einzelnen Datenfelder (z.B. Anrede,Name,Straže) eines Datensatzes durch bestimmte Trennzeichen (z.B. Kommas,CR) voneinander getrennt. Die einzelnen Datens„tze (Adressen oder Artikel) sind ebenfalls wieder durch andere Trennzeichen voneinander getrennt. Trennzeichen mssen genau ein Zeichen lang sein. Erlaubt sind beliebige Zeichen, die nicht in den Datenfeldern selbst vorkommen. Aužerdem kann bei Trennzeichen mit einem ASCII-Code kleiner als 32 die standartisierte Abkrzung verwendet werden (z.B. CR, LF, FF, ESC, ETX usw. wie in ASCII-Tabellen angegeben). Das zweite Datenformat verwendet keine Trennzeichen, sondern feste Daten- feldl„ngen. D.h. in allen Datens„tzen haben z.B. die Felder 'Anrede' die gleiche L„nge. In MegaFakt selbst wird dieses Format z.B. zum Speichern der Adressen verwendet. Die Datenfeldl„ngen ensprechen hier genau den L„ngen der Felder in der Adress-Maske (z.B. Suchname:30,Anrede:20,Name:40). Zu den Formaten sehen Sie sich am besten die Beispiele im Ordner \MEGAFAKT\TEXT\ an. Die Formatdateien haben die Endung .FMT. Zu diesen Formaten liegen die zugeh”rigen Importdateien bei (Endung .IMP). Ausnahmen sind die Formate MF_ADR.FMT und MF_ART.FMT. Dies sind Formatdateien, die den Import von original MegaFakt Adress- bzw. Artikel-Dateien erm”glichen (sinnvoll um z.B. nach Datenverlusten eine vorher angelegte Sicherheits- kopie der Adress- bzw. Artikel-Datei wieder zu importieren). Bevor Daten imortiert werden k”nnen muž eine solche Formatdatei erstellt bzw. geladen werden. Diese Datei sorgt dafr, daž die Daten, die in der Importdatei vorliegen, in der richtigen Reihenfolge gelesen und in den Datenbestand von MegaFakt eingefgt werden. Als Beispiel w„hlen Sie einfach einmal mit der Maus den Knopf 'Format laden' an. Es erscheint die Dateiaus- wahlbox. Hier klicken Sie z.B. die Formatdatei ADRESSE1.FMT an. Diese Datei wird nun geladen und in der Dialogbox angezeigt. W„hlen Sie nun den Knopf 'Import testen' an. Dannach k”nnen Sie die zu importierende Datei ausw„hlen (in diesem Beispiel die passende Datei ADRESSE1.IMP). Es werden bis zu 10 Datens„tze importiert und in einem Fenster aufgelistet. Dies ist nur eine Kontrollfunktion. Die Datens„tze werden nicht in den Datenbestand von MegaFakt bernommen! Der eigenliche Import der Daten kann ber den Knopf 'Import starten' erfolgen. Dabei erscheinen noch Abfragen, ob die Daten einer bestimmten Adress-/Warengruppe zugeordnet und ob Kunden-/Artikel- nummern automatisch erzeugt werden sollen. Wichtig: Es wird jeweils die gesamte Datei importiert, daher sollten Sie bei einem neuen Format vor dem richtigen Import mit 'Import testen' ber- prfen, ob das Format korrekt angegeben wurde. Die importierten Daten werden unter einem neuen Code gespeichert. Eventuell mssen Sie nach dem Import doppelt vorhandene Adressen/Artikel manuell l”schen! Wenn Sie eine Formatdatei erstellen wollen, mssen Sie zuerst herausfinden in welchem der beiden Formattypen die Daten vorliegen. Falls das Daten- format der zu importierenden Datei nicht dokumentiert ist, laden Sie diese Datei einfach mit einem normalen Texteditor (z.B. Tempus, Edison, 7UP, qed) und berprfen, ob die Datei Trennzeichen enth„lt oder ob die Datenfelder feste L„ngen aufweisen. Notieren Sie sich die Reihenfolge der Datenfelder, da diese Reihenfolge fr den Import wichtig ist (sonst landen z.B. die Namen im Feld fr Straže o.„.), und auch die zugeh”rigen Feldl„ngen. Je nachdem um welchen Formattyp es sich handelt, mssen die Namen der Datenfelder unterschiedlich eingegeben werden (s.u.). Beim Eingeben/Žndern eines Formates k”nnen Sie mit der Taste 'INSERT' eine Zeile einfgen und mit 'CONTROL+DELETE' (CONTROL-Taste gedrckt halten) eine Zeile l”schen. Der Knopf 'Format l”schen' l”scht nur das Format in der Dialogbox und nicht die Formatdatei auf Ihrer Festplatte. Wichtig: Nachdem nachdem Sie ein Format definiert oder ge„ndert haben, mssen Sie es unbedingt mit 'Format sichern' abspeichern, sonst arbeiten die Importfunktionen nicht korrekt (gilt auch fr 'Import testen')! Datenimport bei Dateien mit Trennzeichen ---------------------------------------- Bei diesem Format mssen Sie unbedingt die Trennzeichen fr Datenfelder und Datens„tze angeben. Oft wird als Trennzeichen die Kombination CR/LF ver- wendet. Hier muž nur CR eingegeben werden, da nach einem CR das LF berlesen wird. Unter 'Datenfelder:' tragen Sie die Namen der Felder, wie sie in der Adress- bzw. Artikel-Maske vorkommen, ein und zwar in der Reihenfolge in der die Datenfelder in der Importdatei vorliegen. Sie k”nnen die Namen der Felder auch abkrzen. Die Abkrzung muž jedoch eindeutig sein: z.B. reicht SUCH fr 'SUCHNAME oder Nr.' oder ARTI fr 'Artikel-Nr.'; fr 'Artikel' muž jedoch ARTIKEL: eingegeben werden (unbedingt mit Doppelpunkt, weil das Feld sonst mit 'Artikel-Nr.' verwechselt wird). Zus„tzlich ist es m”glich anstatt eines Feldnamens einen Stern '*' ein- zugeben. Dies bedeutet, daž dieses Feld nicht aus der Importdatei ber- nommen wird. Das an dieser Stelle in der Datei vorhandene Datenfeld wird bersprungen und der Import wird beim darauf folgenden Feld fortgesetzt. Weiter besteht die M”glichkeit mehrere durch Leerzeichen (nicht durch Trennzeichen) getrennte Daten in unterschiedliche Felder zu importieren. Beispiel: In der Importdatei gibt es ein Feld, in dem Postleitzahl und Ort nur durch ein Leerzeichen voneinander getrennt vorliegen, w„hrend dieses Feld selbst in die normalen Trennzeichen eingebettet ist. Geben Sie an dieser Stelle einfach PLZ|ORT in einer Zeile ein. Der senkrechte Strich '|' dient als Platzhalter fr das Leerzeichen und das vorher zusammengeh”rige Datenfeld wird in die Felder PLZ und ORT aufgespalten. Umgekehrt kann es vorkommen, daž in der Importdatei getrennt vorliegende Datenfelder in ein einziges Feld bernommen werden sollen. Beispiel: In der Importdatei gibt es zwei getrennte Felder fr Vorname und Name. Da in MegaFakt nur ein Feld 'Name' vorhanden ist, mssen diese beiden Felder vor der šbernahme zusammengefasst werden. Sie erreichen dies, indem Sie hier das Feld NAME zweimal (d.h. untereinander bzw. in getrennten Zeilen) ein- tragen. In einigen F„llen kann es vorkommen, daž einige oder alle Daten zus„tzlich zu den Trennzeichen in Anfhrungszeichen '"' stehen. In diesem Fall schrei- ben Sie die entsprechenden Felder ebenfalls in Anfhrungszeichen (z.B. das Format CADDY.FMT: In diesem Format konnten MegaFakt-Versionen vor 5.08 Artikel-Daten exportieren.). Wichtig: Sie mssen unbedingt alle Datenfelder eines Datensatzes angeben, damit alle folgenden Datens„tze auch in die richtigen Felder eingelesen werden. Im Zweifelsfall verwenden Sie den Stern '*' um nicht ben”tigte Daten zu berspringen (s.o.). Datenimport bei Dateien mit festen Feldl„ngen --------------------------------------------- Fr dieses Format drfen keine Trennzeichen eingetragen werden. Ebenso ist es nicht m”glich den senkrechten Strich '|' oder Anfhrungszeichen '"' zu verwenden (ist auch nicht n”tig, weil hier mit Datenfeldl„ngen gearbeitet wird). Alle anderen Angaben sind auch fr diesen Formattyp gltig mit dem Unterschied, daž hinter den Datenfeldnamen durch einen Doppelpukt getrennt die Feldl„nge angegeben werden muž. Dies gilt auch fr den Stern '*', mit dem dadurch beliebig lange Teile eines Datensatzes bersprungen werden k”nnen. Import von Dateien mit Dateikopf (Header) ----------------------------------------- Bei den beiden o.g. Formattypen kann es zus„tzlich vorkommen, daž vor den eigentlichen Importdaten ein sogenannter Dateikopf gelesen werden muž. In diesem Dateikopf k”nnen Informationen stehen, die sich auf alle nachfolgen- den Datens„tze beziehen (z.B. eine Warengruppe, Einheit o.„., die fr alle folgenden Artikel gilt). Hierzu werden diese Felder am Anfang der Formatdefinition angegeben (natrlich wieder fr beide Formattypen unterschiedlich s.o.). Dannach folgt ein Minuszeichen '-', um den Dateikopf von den eigentlichen Datenfeldern zu trennen. Wenn die Informationen aus dem Dateikopf nicht ben”tigt werden, k”nnen die entsprechenden Felder wieder mit '*' bersprungen werden. Žhnlich dieser Funktion ist auch die Vorbelegung von Feldern. Vorbelegung von Feldern beim Import ----------------------------------- Mit dieser Funktion k”nnen Datenfelder fr alle importierten Daten vor- belegt werden (z.B. alle importierten Artikel erhalten ein bestimmtes Datum oder bei allen importierten Adressen wird im Feld BEMERKUNG der Text 'neuer Kunde' eingetragen). Hierzu geben Sie den Feldnamen ein, gefolgt von einem Gleichheitszeichen '=' und dem Text oder Wert, der dort einge- tragen werden soll (siehe auch: die Formate ADR1_2.FMT und ART1_2.FMT als Importformate fr die Dateien ADRESSE1.IMP und ARTIKEL1.IMP). Es ist sinnvoll diese Vorbelegungen am Anfang der Formatdefinition anzugeben und wie bei einem Dateikopf mit '-' abzuschliežen, gefolgt von den eigentlichen Datenfeldern. Wichtig: Wenn Felder mit Vorbelegung in der weiteren Formatdefinition noch- mals vorkommen, d.h. aus der Importdatei gelesen werden, funktioniert die Vorbelegung nicht! In diesem Fall sollten Sie den Stern '*' verwenden um diese Felder zu berspringen. ------------------------------------------------------------------------------ Neu ab Version 5.09 ------------------- Bei der Vorbelegung von Feldern kann nun auch eine Maske angegeben werden (siehe DATANORM.FMT). Diese Maske besteht aus Platzhaltern fr Ziffern und wird mit den Importdaten gemischt. Jede mit dem Platzhalter '#' bezeichnete Stelle wird mit einer Ziffer aus dem importierten Datenfeld gefllt. Andere Zeichen aus dieser Maske werden unver„ndert in das Datenfeld bernommen. Beispiele: - aus '181193' wird mit der Maske '##.##.##' das Datum 18.11.93 - aus '00001295' wird mit der Maske '######.##' der Betrag 12.95 (fhrende Nullen werden abgeschnitten !!!) Dies ist wichtig, wenn die Betr„ge in der Importdatei in Pfennigen und nicht in DM angegeben sind. - aus '1' wird mit der Maske '#E2' der Wert 1*10^2=100 aus '2' 2*10^2=200 usw. aus '3' wird mit der Maske '#E1' der Wert 3*10^1=30 usw. - aus '0' wird mit der Maske '1E#' der Wert 1*10^0=1 aus '1' 1*10^1=10 usw. aus '2' wird mit der Maske '5E#' der Wert 5*10^2=500 usw. Der Artikelimport kann jetzt wahlweise auch in eine Hintergrunddatei erfolgen (siehe Artikel-Maske 'Hintergrunddatei HGD'). Beim Import von Artikeln k”nnen jetzt auch Artikel-Zusatztexte bernommem werden. Dazu wird einfach an der entsprechenden Stelle im Importformat 'ZUSATZx' eingegeben, wobei 'x' fr eine Zahl zwischen 1 und 15 steht. Diese Zahl gibt die Nummer der Zusatztextzeile an (siehe Artikel-Zusatztext- Maske). Wichtig: Wird z.B. nur ZUSATZ2 in der Definition des Importformates angege- ben, so erscheint der Zusatztext nach dem Import trotzdem in der ersten Zeile der Zusatztext-Maske. Es wird grunds„tzlich die erste freie Zeile in der Zusatztext-Maske belegt. Die Zeilennummer 'x' hinter 'ZUSATZ' wird nur zur Unterscheidung der Zusatztextzeilen verwendet. ------------------------------------------------------------------------------ Michael Weidlich Solingen, den 18.10.1993 ------------------------------------------------------------------------------