Automatisch Buchen mit Fibuman½ Es werden jetzt mehrere Verkaufskonten beim Buchen untersttzt, und zwar fr volle, halbe und keine Mehrwertsteuer. Einstellung: Gehen Sie unter 'Parameter' 'Parameter' auf den Menpunkt 'Fibu'. W„hlen Sie dort das K„stchen vor 'šbergabe an fibuman' an. Die andere Funktion 'šbergabe an 1st-Adress wird nicht mehr untersttzt. Klicken Sie nun die Zeile 'Gegenkonto' an. Die ersten drei Einstellungen werden in der Reihenfolge volle, halbe und keine MwSt angesprochen, geben Sie also z. B. ein: 8000 Warenverk V, 8010 Warenkverk H, 8020 Warenverk K. Das Programm erkennt nun auf welche Konten welche Betr„ge aus den Rechnungen verteilt werden mssen. Auch wenn in einer Rechnung verschiedene MwSt-S„tze vorkommen, werden diese automatisch verteilt. Folgende Reihenfolge mssen Sie bei der Kontenvergabe einhalten, wobei Sie die Kontennummern Ihrer Buchhaltung entsprechend frei w„hlen k”nnen: 1. 8000 Warenverkauf V <- volle MwSt festgelegt 2. 8010 Warenverkauf H <- halbe MwSt festgelegt 3. 8020 Warenverkauf O <- ohne MwSt festgelegt 4. 1000 Kasse 1 | 5. 1010 Kasse 2 | 6. 1200 Bank 1 | Diese Konten k”nnen frei 7. 1210 Bank 2 | gew„hlt werden, also auch 8. 1220 Bank 3 | mehr Kassenkonten oder Post- 9. 1230 Bank 4 | scheck usw. 10. 1240 Bank 5 | 11. 2401 Skontoaufwendungen <- Skontoaufwendungen festgelegt 12. noch nicht vergeben <- fr sp„tere Erweiterungen 13. dto. 14. dto. 15. dto. Wie Sie sehen, stehen jetzt auch Kassen- und Bankkonten zur Verfgung. Auf diese Konten werden Zahlungseing„nge Ihrer Kunden verbucht. Das Konto 2401 bercksichtigt dabei m”gliche Skontoabzge Ihrer Warenausgangsrechnungen. Beim Einrichten des Programms fr Ihre Fibu mssen Sie einiges beachten: 1. Obige Konten eingeben. (Ist bei Neuinstallation voreingestellt) 2. Jeder Kunde muž eine Kundennummer = Kontonummer erhalten (10000-69999) 3. Jeder Lieferant muž eine Nummer erhalten (70000-99999) 4. Wenn Sie MegaFakt neu einrichten war das schon alles. ---------------------------------------------------------------- Arbeiten Sie schon l„nger mit MegaFakt mssen Sie unbedingt noch folgendes beachten: Alle alten Rechnungen oder Gutschriften, die noch in der Mahnliste enthalten sind, mssen, bevor Sie diese ausbuchen, noch per Hand in Fibuman eingegeben werden, und zwar auf das spezielle Kundenkonto (Kundennummer). Beispiel: Ihr Kunde hat die Nummer 10150. Fr Rechnungen lautet der Buchungssatz dementsprechend: 10150 an 8000 (fr volle MwSt) an 8010 (fr halbe MwSt) Wenn sie mit MegaFakt anschliežend den Zahlungseingang buchen, lautet der Buchungssatz, den MegaFakt automatisch vornimmt: z. B. 1200 an 10150 bei evtl. Skontoabzug dann 2401 an 1200 ----------------------------------------------------------------- Buchen der Zahlungseing„nge: Sie k”nnen, wie gewohnt, auf zwei Arten buchen. Entweder Sie w„hlen, wenn Sie die Zahlungseing„nge bearbeiten, mehrere Zahlungen im Fenster (F1 Laden) an und buchen diese auf einmal, oder Sie buchen jede Zahlung einzeln. Im ersten Fall erscheint vorher die Abfrage auf welches Konto (Kasse oder Bank) die Zahlung erfolgt ist. Alle ausgew„hlten Zahlungen werden dann diesem Konto gutgeschrieben. Im zweiten Fall werden Sie bei jeder Zahlung nach dem Konto gefragt. Hier haben Sie natrlich dann auch die M”glichkeit Teilzahlungen und Skonti zu bercksichtigen. - šbergabe der Daten an Fibuman: Zus„tzlich zu Fibuman gibt es von der Firma Novoplan ein ASCII- Importmodul. Dieses Modul liest eine Datei ein, die immer TEMP1.TXT heižt. Von MegaFakt wird diese Datei erzeugt und zwar fr jeden Monat getrennt. Die Datei wird in den Ordner geschrieben, der dem Buchungsmonat entspricht, also wenn Sie im Mai 1994 buchen, stehen ja die Belege im Order \MEGAFAKT\BELEG\9405. Hier steht jetzt auch die Datei TEMP1.TXT. Im Monat Juni steht sie entsprechend im Ordner ...\9406 usw. Diese Datei kopieren Sie auf die Ebene, auf der das Programm Fibuman steht. Zum Einstellen von Fibuman auf diese Importe lesen Sie bitte die Info-Datei die beim ASCII-Importmodul vorhanden ist. !------------------------------------------------------------------! ! Wenn die šbergabe an Fibuman geklappt hat, l”schen Sie bitte die ! ! TEMP1.TXT im MegaFakt-Ordner !! ! !------------------------------------------------------------------! Darauf mssen Sie achten: 1. Buchen Sie, wenn Sie die Buchungss„tze in Fibuman bernehmen wollen, ausschliežlich nur ber die Funktion 'ZAHLUNGSEINGŽNGE'. Das sollten Sie sowieso immer machen. Buchungen in der Kundenmaske werden nicht nach Fibuman bernommen. Diese Funktion ist nur fr den internen MegaFakt- Ablauf gedacht. 2. Wenn Sie Belege nachtr„glich ber die Funktion 'NEU BUCHEN' Belege zurckbuchen, wird als Buchungsdatum ja das Beleg-Datum genommen. Wenn das nicht dem aktuellen Buchungsmonat entspricht, wird natrlich die TEMP1.TXT, die im Ordner des Beleg-Datums steht, angesprochen. Sie mssen dann diese Datei nochmal zus„tzlich in Fibuman einlesen ! Dies gilt gleichermažen fr Belege, bei denen Sie das Datum per Hand eintragen und das nicht dem gerade laufenden Monat entspricht. 3. Vergessen Sie daher auf keinen Fall, die TEMP1.TXT nach der šbergabe an Fibuman zu l”schen ! In diesem Zusammenhang weisen wir noch einmal auf die Sicherung Ihrer Daten hin. Machen Sie sich unbedingt Sicherheitskopien und sei es nur auf eine andere Partition Ihrer Festplatte. Besonders vor Aktionen, deren Folgen Sie im Moment vielleicht nicht berblicken k”nnen.