KURZANLEITUNG ZU FIRST_MILLION medium In dieser READ_ME-Datei erhalten Sie einige Informationen zur Handhabung von FIRST_MILLION. Natrlich ersetzt diese Datei nicht das Handbuch, hilft Ihnen aber beim Einstieg in die Demoversion. 1. Zur Demo von FIRST_MILLION Die Demoversion von FIRST_MILLION ist in allen Bereichen des Programms voll funktionsf„hig. Sie k”nnen also in Ruhe alle Funktionen durchprobieren und selbstverst„ndlich auch Ausdrucke erstellen. Wo liegt nun der Unterschied zur Vollversion? Ganz einfach, Sie k”nnen leider nur eine bestimmte Zeit mit dem Programm arbeiten. Nach einer Betriebsszeit von 20 Stunden, die vom Anwender unbemerkt protokolliert wird, l„žt sich FIRST_MILLION nicht mehr starten. Damit Sie hiervon nicht berrascht werden erfolgt bereits nach 10 Stunden eine Warnung. Darber hinaus enthalten alle Ausdrucke die Bemerkung "Demoversion von FIRST_MILLION". ***************************************************************** Natrlich k”nnen Sie die in der Testphase erstellten Dateien sofort in der Vollversion weiterverwenden! ***************************************************************** 2. Allgemeine Bedienung Aufruf der 5 GEM-Fenster: Sie erreichen jedes GEM-Fenster durch einen Doppelklick auf das entsprechende Icon, oder durch Drcken einer Funktionstaste. Aufruf einer neuen, leeren Eingabedialogbox: Bringen Sie den Mauszeiger in das entsprechende GEM-Fenster und drcken Sie die Alternate-Taste und die linke Maustaste gleichzeitig, so erscheint die zum Programmteil geh”rende Eingabe Dialogbox. Noch einfacher k”nnen Sie eine neue Eingabemaske durch Drcken der Taste "n" erhalten. Ein invertiert dargestellter Datensatz in der Kundenliste kann auch ohne Doppelklick mit der Return-Taste aufgerufen werden. Aufruf der Sonderfunktionen zu den Programmteilen: Jedes Fenster repr„sentiert einen Programmteil und verfgt ber spezielle Funktionen, wie Suchen, Drucken, Sortieren usw. Diese erreichen Sie mittels eines Pop-Up-Mens, daž durch einen Einfach-Klick mit der rechten Maustaste auf das betreffende Fenster erscheint. Gerade bei Grožbildschirmen erspart dies die oft enormen Wege des Mauszeigers bis zur Menleiste. Um den Bedienungskomfort weiter zu erh”hen haben wir die wohl wichtigste Dialogbox auch ohne Pop-Up-Men erreichbar gemacht. Wenn Sie die Taste "s" drcken erscheint sofort die Dialogbox "Suchen" fr das aktive GEM-Fenster. Das Ausw„hlen eines Kunden oder Artikels ist somit sehr leicht und vor allem sehr schnell m”glich! 3. Der Programmaufbau von FIRST_MILLION Da alle Daten immer im Speicher gehalten werden, erreicht FIRST_MILLION eine bisher bei Brosoftware nicht gekannte Geschwindigkeit. Sie haben somit sofort Zugriff auf alle Daten! Sie k”nnen mit FIRST_MILLION alle Bereiche einer effektiven Brosoftware bearbeiten. Hier ein šberblick! Das Programm enth„lt folgende Teile: Buchhaltung (Einnahme/šberschuž) - automatische, regelm„žig wiederkehrende Buchungen - Korrekturfunktionen - Ausdruck Gewinnberechnung fr das Finanzamt - Ausdruck der Umsatzsteuerschuld bei frei w„hlbarem Abrechnungszeitraum - Die Buchhaltung kann sowohl nach "vereinbarter" als auch nach "vereinnahmter" Zahlung arbeiten! - ber 100 Gegen- und Geldkonten in FIRST_MILLION medium Kunden & Lieferantenverwaltung - verwaltet Kunden, Lieferanten, Interessenten und auch Ihre privaten Eintragungen - umfangreiche Sortierm”glichkeiten - umfangreiche Filterfunktion - erstellen von Selektionen nach einem Suchkriterium - Umsatzstatistik - Datum der letzten Rechnung des Kunden wird angezeigt - W„hlautomatik in der Faxversion (Modem & CoMa notwendig) - Serienbrief und Serienfax in der Version FIRST_MILLION medium - kundenbezogener Rabatt Artikelverwaltung & Warenwirtschaft - Artikelauswahl entweder durch Anklicken, oder durch Artikelnummer - Lieferant und Bestellnummer des Lieferanten wird mit aufgenommen - Preise k”nnen entweder als Netto oder Bruttopreise eingegeben werden - In den Angeboten und Rechnungen kann jederzeit zwischen Netto- oder Bruttopreisausdruck gewechselt werden. - Keine Rundungsfehler durch die Mehrwertsteuer, egal ob Netto- oder Bruttopreise verwendet werden! - Die Positionen in der Rechnung (Formularen) k”nnen durch einen Doppelklick aufgerufen und editiert werden! - Eingabe von Soll und Istbestand des Artikels im Lager - Bei Unterschreiten des Sollbestands Erstellen von Nachbestellvorschl„gen - Anzeige nur der Waren von einem bestimmten, in der Kunden & Lieferantenverwaltung angew„hlten Lieferanten - die Preise der Waren k”nnen einfach beim šbertragen in ein Angebot oder eine Rechnung editiert werden - neue Positionen k”nnen durch Angabe der Positionsnummer zu bestimmten Warengruppen hinzugefgt werden (erh”ht die šbersicht!) - 5 DIN A4-Seiten pro Formular in FIRST_MILLION medium - Artikel k”nnen zu Warengruppen zusammengefasst werden - Staffelpreise fr drei beliebig w„hlbare Warenmengen, getrennt einzustellen fr jeden Artikel - Zwei Mengenrabatte fr frei einstellbare Bruttorechnungsbetr„ge m”glich - Bestimmte Artikel k”nnen vom Rabatt ausgenommen werden ("nicht rabattf„hig") - alle Formulare k”nnen als FAX verschickt werden (ber das Programm CoMa) automatische Buchungen - regelm„žig wiederkehrende Buchungen werden auf Mausklick ausgefhrt (Miete, Gehalt, Telefon usw) - AfA Buchungen werden ausgefhrt und das Abschreibungsende wird berwacht - Sie k”nnen die Buchungen fr verschiedene Zeitr„ume vorsehen. Zur Verfgung stehen: monatlich 2 Monate, Quartal, halbj„hrlich und j„hrlich. Fakturierung - šberwachung offener Posten, (Rechnungen, Mahnungen 1. bis 3.) - šberwachung der Bestellungen (Warenwirtschaft) - bei Buchhaltung nach "vereinnahmter Zahlung" autom. Skontokorrektur - Jedes Formular kann mit einem Zusatztext von 15 x 65 Zeichen versehen werden. - Der gesamte Formularzusatztext wird abgespeichert, und erscheint bei Aufruf des Formulars aus der Fakturierung wieder. - Angebote, Auftragsbest„tigungen, Rechnungen, Lieferscheine, 1 bis 3. Mahnung, Gutschriften, Bestellungen m”glich - Fakturierungss„tze k”nnen als erledigt markiert werden, bleiben aber weiterhin im Speicher und k”nnen wieder aufgerufen und bei Bedarf editiert werden. Kontenbersicht - Auf Knopfdruck bersicht aller Gegen- und Geldkonten mit Gewinnermittlung und Umsatzsteuerberechnung - Filterfunktion fr Monat, Quartal oder Jahr Serienbriefe - Es k”nnen Serienbriefe an eine beliebige ber Filter oder Suchfunktion erstellte Auswahl von Kunden verschickt werden. Hier folgt die Arbeitsweise der einzelnen Programmteile in einer Kurzbersicht zusammengestellt: 4. Die Buchhaltung 4.1 Einstellungen Vor Beginn der Arbeit sind einige Einstellungen vorzunehmen. Die Buchhaltung muž, was den Kontenrahmen angeht an Ihre Bedrfnisse angepažt werden. Geben Sie das GEM-Fenster "Kontennamen" die notwendigen Gegenkonten und Geldkonten an. Sie erreichen dieses Fenster ber die F9 Taste. Hier lassen sich auch die Anfangskontenst„nde fr die Geldkonten eingeben. 4.2 Buchfhrung nach "vereinbarter Zahlung" Bei den Geldkonten mssen Sie bei einer Buchfhrung nach "vereinbarter Zahlung" als erstes Geldkonto ein sog. virtuelles Debitorenkonto benennen. Hier werden alle offenen Rechnungen erst mal verbucht, bis der Zahlungseingang erfolgt. Ist die Zahlung erfolgt, wird dieser Buchungsbeleg im Fenster "Buchungen" durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste aufgerufen und der Knopf "erledigt" angew„hlt. In der jetzt erscheinenden Dialogbox k”nnen Sie das Geldkonto ausw„hlen, auf dem der Betrag gut- geschrieben wurde. Anschliežend werden Sie gefragt, ob der Da- tensatz gel”scht oder als erledigt markiert werden soll. W„hlen Sie "l”schen", so wird der Datensatz aus der Liste vollst„ndig entfernt. Wenn Sie jedoch sp„ter noch einmal schnell in eine alte Rechnung hineinschauen wollen, um zum Beispiel nachzuschauen welche Ware hier fr welchen Preis verkauft wurde, sollten Sie den Knopf "erledigt" anklicken. Dieser Datensatz wird dann un- sichtbar in der Liste aufbewahrt und kann ber die Filterfunktion "erledigte zeigen" wieder sichtbar gemacht werden. Sie k”nnne dieses Formular dann auch wieder aufrufen und den ganzen Vorgang lesen und gegebenenfalls auch „ndern. Damit Ihr Speicher nicht platzt k”nnen Sie ber den Befehl "erledigte l”schen", den Sie in der Menleiste finden, die "erledigten" Eintragungen fr beliebig w„hlbare Zeitr„ume l”schen. Wenn Sie diese Buchfhrungsvariante verwenden wollen, mssen Sie in der Dialogbox "Parameter" den Knopf "Rechnung sofort nach Rechnungserstellung buchen" aktivieren. ***************************************************************** Achtung: Diese Buchhaltung enth„lt absichtlich die M”glichkeit der Korrektur der Buchungss„tze. Fr das Finanzamt gengen deshalb die Daten auf der Diskette oder Festplatte nicht als Nachweis fr eine ordentliche Buchfhrung. Aber genau diesen Nachweis stellt die geordnete, durchnummerierte Sammlung Ihrer Originalbelege inklusive der Kontenausdrucke dar. Und genau diese Unterlagen brauchen Sie auch bei einer Buchfhrung, die den Richtlinien der DATEV und des Finanzamtes gengen. Es stellt deshalb keinen Nachteil dar, wenn Sie Ihre Buchhaltung mit FIRST_MILLION erstellen, ganz im Gegenteil! Sp„testens nach der 3. oder 4. Fehlbuchung (Tippfehler oder was auch immer) m”chten Sie auf die Korrekturm”glichkeit nicht mehr verzichten! ***************************************************************** Rechnungen die Sie selbst bezahlen mssen sollten auf ein Kreditoren-Geldkonto gebucht werden. Wenn dann die Abbuchung auf Ihrem Konto erfolgt ist, wird dieser Beleg in der Buchhaltung aufgerufen und das richtige Geldkonto eingetragen. Bei der Buchfhrung nach dem Prinzip der "vereinnahmten Zahlungen" wird der Vorgang erst einmal zu den offenen Posten in die Fakturierung gespeichert, wo er beim Eingang der Zahlung durch einen Doppelklick aufgerufen wird. Sie erhalten die Dialogbox "Fakturierungsdaten" in der Sie das Datum der Rechnung „ndern mssen. Tragen Sie das Datum des Zahlungseingangs ein und verlassen Sie die Dialogbox. Hier k”nnen Sie auch automatisch einen Skontobetrag vom Rechnungsbetrag abziehen lassen. Die jetzt erscheinende Dialogbox erm”glicht Ihnen noch das richtige Geldkonto auszuw„hlen. Anschliežend ist der Betrag als Einnahme in der Buchhaltung enthalten. Achtung: Diese Form der Buchhaltung ist antragspflichtig beim zust„ndigen Finanzamt! 4.3 Die Kontenbersicht Mit F10 k”nnen Sie sich jederzeit alle Gegenkonten, die Nettoeinnahmen, alle Geldkonten, die Umsatzsteuer und den Bruttogewinn anzeigen lassen. Ein Klick auf das Zeitfenster oben rechts erm”glicht Ihnen den Zeitraum auszuw„hlen, fr den diese Berechnungen erfolgen sollen. Diese Filterfunktion ist wichtig fr die Umsatzsteuerberechnung, wenn Sie nicht zu j„hrlicher Anmeldung verpflichtet sind, und am Jahresende um den Bruttogewinn zu ermitteln. Die Programmversion FIRST_MILLION medium verfgt ber mehr als 100 Geld- und Gegenkonten. Hier lassen sich nicht mehr alle Kontenst„nde in einer Dialogbox darstellen. Sie sehen also in der Kontenbersicht nur die ersten 10 Geldkonten und die 20 ersten Gegenkonten. Bei der Umsatzsteuerberechnung und Gewinnermittlung werden natrlich alle Konten bercksichtigt. Wenn Sie sich die brigen Kontenst„nde ansehen wollen, mssen Sie das Kontenfenster mit der F9 Taste ”ffnen. Hier finden Sie dann die gewnschten Zahlen. 5.0 Die Kunden und Lieferantenverwaltung FIRST_MILLION enth„lt eine unglaublich schnell arbeitende Adressverwaltung, die Sie mit F2 aufrufen k”nnen. Sie k”nnen: - Kunden - Lieferanten - Interessenten - Privatadressen verwalten und entsprechend ihrer Zugeh”rigkeit markieren. Die im Pop-Up-Menue eingebauten Filter- und Sortierfunktionen sind sehr schnell und helfen Ihnen somit effektiv mit Ihren Adresssen zu arbeiten. 5.1 Auswahl eines Kunden (Lieferanten) fr die Weiterverwendung Mit einem Klick auf einen Eintrag w„hlen Sie im Fenster "Kunden & Lieferanten" die Daten dieses Datensatzes fr die Verwendung in einem Angebot (Rechnung / Bestellung) aus. Bei Umfangreichen Datenbest„nden ist es sinnvoller, den Kunden ber die Funktion "Suchen" im Pop-Up-Men "Kunden" auszuw„hlen. Die Suchfunktion wirkt auf das Feld "Name1" und die beiden Bemerkungszeilen der Kundeneingabedialogbox. Sie brauchen dabei nur einen Teil des Namens einzugeben. Es ist dabei egal, ob Sie grož oder Klein- buchstaben verwenden. Der erste Datensatz der diesem Suchkri- terium entspricht wird an die erste Stelle des Kundenfensters geschrieben. Solte es sich nicht um den gesuchten Kunden handeln, mssen Sie durch Anklicken von "OK" weitersuchen lassen. Dies wiederholen Sie, bis der gewnschte Datensatz angezeigt wird. Wollen Sie alle Informationen zu diesem Kunden sehen, k”nnen Sie mit einem Druck auf die Return-Taste diesen Datensatz aufrufen. Wenn Sie wieder zum Anfang Ihrer Liste wollen, um erneut einen Kunden zu suchen, drcken Sie die "Clr/Home"-Taste. Sie befinden sich dann wieder im oberen Teil des GEM-Fensters. 5.2 Eingabe der eigenen Kundennummer Wenn Ihnen Ihr Lieferant bereits eine Kundennummer mitgeteilt hat, sollten Sie diese in dem Feld "eigenen Kundennummer" eintragen. Bei einer Bestellung wird diese Nummer mit ausgedruckt. 5.3 Faxnummer Unser Programm FIRST_MILLION verfgt ber eine Funktion, die das direkte Versenden eines Dokumentes als Fax erm”glicht. Sie be- n”tigen als zus„tzliche Hardware ein Modem das Faxe versenden kann. Aužerdem ist noch das Programm CoMa aus unserem Hause notwendig. Damit erleichtert sich die Broarbeit ungemein. Vergessen Sie Wartezeiten des Druckers, Briefpapier falten und Briefmarken kleben. Die Mehrkosten fr FIRST_MILLION Fax und das Modem haben Sie leicht wieder drin, wenn Sie die Ersparnis an Porto und Arbeitszeit bercksichtigen. Ein weiterer Vorteil von F_M in Zusammenarbeit mit dem ACC CoMa, ist die eingebaute W„hlautomatik. Dazu mehr unter Kapitel 5.5! 5.4 Filter- und Sortierfunktionen Mit dem Pop-Up- Menue "Kunden & Lieferanten" k”nnen Sie sich Ihre Daten in den verschiedensten Formen anschauen. Am bersichtlichsten ist es die Daten zuerst mit "Sortieren nach Namen" und dann nach "Gruppen" darzustellen. 5.5 Anw„hlen eines Kunden per Modem Wenn Sie ber ein Modem und das Programm CoMa verfgen, k”nnen Sie sehr bequem eine telefonische Verbindung herstellen, indem Sie lediglich diesen Kunden in der Liste anklicken und die Taste "d" (dial, engl. w„hlen) drcken. Das Programm w„hlt dann die eingetragene Telefonnummer und Sie brauchen, nachdem sich der Gespr„chspartner gemeldet hat nur noch den Telefonh”rer ab- zunehmen. Voraussetzung ist ein durchgeschliffener Telefonapparat. 5.6 Kundenspezifischer Rabatt FIRST_MILLION verfgt ber drei M”glichkeiten dem Kunden einen Preisnachlaž einzur„umen. Sie k”nnen bei den Artikeln einen Mengenrabatt eingeben, auf die Bruttorechnungssumme einen Rabatt vorsehen und jedem Kunden einen eigenen Rabattfaktor zuteilen. Der kundenspezifische Rabatt hat hierbei vorang vor dem Rabatt auf die Bruttorechnungssumme. Es erfolgt also keine doppelte Rabattierung! Praktisch kann jeder Kunde einen anderen Rabatt- faktor erhalten! 6. Die Artikelstammdaten Fr das Erstellen der verschiedenen Ausdrucke und Formulare einer Fakturierung ben”tigen Sie noch die Informationen ber Ihre Waren. Hierfr rufen Sie mit F3 das Artikelfenster auf, das immer zusammen mit dem Fenster fr die Formulare erscheint. Sie sollten vor dem Aufruf dieses Fensters aber bereits den Kunden, oder fr eine Bestellung den Lieferanten im Kunden & Lieferantenfenster angeklickt haben. Sonst mssen Sie dies vor dem Ausdrucken des Schriftstcks sp„ter nachholen! 6.1 Eingabe von Artikeln Fr neue Produkte in Ihrem Warensortiment mssen Sie mit Alt + linke Maustaste in das Artikelfenster klicken und die Dialogbox "Artikeldaten" aufrufen (oder Taste "n" drcken!). Hier werden alle wichtigen Parameter des Artikels erfažt. Sie k”nnen den Preis entweder als Nettopreis oder als Bruttopreis eingeben. Der fehlende Betrag wird vom Programm ausgerechnet. Wichtig: In der Dialogbox "Druckparameter" stellen Sie ein, ob Sie in Ihrer Rechnung den Bruttopreis, oder den Nettopreis ausdrucken m”chten. Und das geschieht anders als bei vielen bekannten Programmen ohne Rundungsfehler! Je nach Voreinstellung wird also der eine oder andere fr die Rechnung verwendet. FIRST_MILLION medium gibt Ihnen die M”glichkeit fr jeden Artikel zwei Preisstaffeln vorzusehen. Aužerdem k”nnen Sie zwei Mengenrabatte auf den Bruttogesamtpreis vorsehen. Die Einstellung der Staffelpreise erfolgt direkt bei der Eingabe der Artikel, die Mengenrabatte auf die Rechnungssumme tragen Sie unter "Einstellungen" "Parameter" ein. Mit "Position Nr." k”nnen Sie den Platz vorgeben, an dem dieser Eintrag erscheinen soll. Wenn Sie also in die Warengruppe "Pullover" nachtr„glich ein neues Modell einfgen wollen, k”nnen Sie frei ber den Platz entscheiden an dem der neue Pullover im Artikelfenster erscheint. Der Vorteil liegt auf der Hand: Ihre Warenliste ist immer zweckm„žig geordnet. Sie k”nnen die Warenbereiche auch durch sogenannte Trennfelder unterteilen. Das Programm erkennt ein Trennfeld am Sonderzeichen "Ý" als erstes Zeichen im Feld "Artikelnummer". Fr die Warengruppe Pullover k”nnte das Trennfeld z. B. "ÝPullover" als Artikelnummer erhalten. Wenn Sie in einer langen Lagerliste irgendwann einmal alle Pullover sehen m”chten, k”nnen Sie mit der Suchfunktion nach dem Begriff "pullover" suchen lassen. An der ersten Position im Fenster "Artikel" steht dann genau dieses Trennfeld und darunter beginnt Ihre dazugeh”rende Warenliste! Wenn Sie die M”glichkeit der automatischen Bestellung nutzen m”chten mssen Sie den Lieferanten und die Bestellnummer dieser Ware in diese Dialogbox eingeben. Damit Sie im richtigen Moment auf zu geringen Lagerbestand aufmerksam gemacht werden, mssen die Felder "Soll" und "Bestand" ausgefllt werden. Der Wert im Feld "Soll" gibt den Mindestbestand an, ab dem diese Ware in der Liste "Ist