**************************************************************** BEDIENUNGSANLEITUNG fr BUCH2000.PRG und BUCH3000.PRG 10.2.1990 **************************************************************** in gfaASSEMBLER, gfaBASIC V3.07 und gfaCOMPILER von Proprenter Albrecht,Glanz 4, A-9873 D”briach/Millst„ttersee Tel 04246 7101 (aus D: 0043 4246 7101) Das PRG ist ein Buchhaltungsaufzeichnungsprogramm mit MWST- Berechnung und Kontierung. Es ist sehr vielseitig. Ich verwende es fr einen Fremdenverkehrsbetrieb bei praktisch allen Steuersachen und Aufzeichnungen. Besonders Monat/Jahresabschluž. Nach dem ERSTEN START mssen Sie Ihren BENUTZERNAMEN eingeben !! Es hat: 10 freie MWS-S„tze 1.000 freie Konten 10.000 Buchungen bei 1MB-Atari, ansonsten weniger. 48 freie Firmennamen (Voreinstellungen) Es l„uft in MONO und COLOR (mittlere Aufl”sung).BUCH3000.PRG nur in MONO. Dafr schnellste Anzeige der Buchungen. Notwendig nur 1 Laufwerk, auch einseitig.Schnelle Lade-und Speicherzeiten. Freie Wahl aller Ausgaben auf DRUCKER oder BILDSCHIRM. Doppelte Dateien werden unter xxx.xxK gespeichert. Auf der Diskette: BUCHxxx.PRG das Programm PT_EPSON.PRG ein Druckertreiber von gfa fr ,„,” usw. DEMO.BUC hier sind die BUCHUNGEN. DEMO.KNT hier sind die KONTEN-NAMEN und MWST-SŽTZE. DEMO.LIF Voreinstellungen fr LIEFERANTEN/FIRMEN-NAMEN. DEMO.BEL hier wird der ZEITRAUM, monatlich gespeichert. CODExxx.PRG fr Erstellung der Druckercodes, erstellt die DEMO.PRN eigene DRUCKERSTEUERUNG fr GROSS und KLEIN. BUCHxxx.FNT hier sind die Ausgabezeichen, Format 4,5 oder 6 wenn nicht vorhanden, vom Progr. autom. erstellt. Das Programm legt diese Dateien selbstst„ndig an, bzw. nach Ihren An- und Eingaben. Eine neue Buchhaltung starten Sie am besten mit einer leeren DISK. Nur das PROGRAMM und PT_EPSON.PRG darauf. PT_EPSON.PRG starten Sie am besten aus dem AUTO-ORDNER. Sonst mssen Sie dieses PRG, wenn Sie drucken wollen, vorher starten. Die .BUC, .KNT, .LIF, .BEL und .PRN Dateien MšSSEN im gleichen PFAD liegen. (Laufwerk, Ordner usw.). Alle Dateien haben dann den gleichen Vornamen. Das PRG selbst kann auch irgendwoanders liegen, auch auf einen anderen Laufwerk oder RAM-DISK usw. DIE MENšLEISTE: =============== BUCHxxxx|DISK/LW|DATEI|BUCHUNGEN|KONTEN|AUSGABEN|ZEIT/FIRMA|Bild ________|_______|_____|_________|______|________|__________|____ DIE EINZELNEN MENš: ================== BUCHxxxx -------- INFO beihaltet Info und geladene Dateien, Benutzernamen ACC die geladenen ACC's, bis insgesamt 6 DISK/LW ------- DATUM Eingabe, bzw. Korrektur NUR des Datums FREE freier Speicher fr LW und ST, max Buchungszahl INHALT Diskinhalt wird aufgelistet LAUFWERK LW-Žnderung, einfach anklicken oder mit Taste L™SCHEN Datei auf Disk l”schen DATEI ----- ALLE BUCHUNGEN ™FFNEN alle Buchungen einlesen NACH WAHL ™FFNEN nur den gewnschten Zeitraum einlesen BUCH SPEICHERN alle NEUEN Buchungen dazuspeichern SPEICHERN ALS... GESAMTE, EINGELESENEN Buchungen werden in eine NEUE DATEI gespeichert DATEI SCHLIESSEN Arbeit schliežen, NICHT AUTOM.SPEICHERN NEUE DATEI ERSTELLEN eine NEUE DATEI komplett einrichten. BUCHUNGEN: ---------- BUCHUNG EINGEBEN Buchungen eingeben, VORHER Datei laden KORRIGIEREN jede Buchung kann korrigiert werden STORNIEREN jede Buchung kann storniert werden EINZEL LOOK suchen einzelner Buchung nach Buchungsnummer BUCHUNG INFORMATION ber Anzahl der Buchungen SUCHEN einzelner Buchung nach Firmenname KONTEN: ------- KONTO LOOK Kontenplan anschauen EIN/ŽNDERN Kontenplan eingeben oder „ndern MWST LOOK Mwst-S„tze anschauen EIN/ŽNDERN der Mwst-S„tze MONAT FIXIEREN Monatszeitraum nach Belegnummer festlegen AUSGABEN: vorher aber IMMER bei ZEIT/FIRMA Zeitraum festlegen --------- und Angabe wohin ausgeben:BILDSCHIRM oder DRUCKER ALLE BUCHUNGEN Ausgabe aller Ein-und Ausgaben ALLE EINNAHMEN AUSGABEN BILANZ E+A+š+UST aufgeschlželte Bilanz BUCHUNG KONTEN EINZEL Ausgabe einzelner Konten KONTEN GRUPPEN Ausgabe von Kontengruppen (immer 100) KONTEN SUMME ALLE Zusammenfassung der Konten SUMME WAHL Zusammenfassung ausgew„hlter Konten UMSŽTZE MWST-VORSTEUER Mehrwertsteuervoranmeldung AUF BILDSCHIRM Ausgabe AUF DRUCKER Ausgabe DRUCKERCODES Eingabe/Žnderung eigener Druckercodes ZEIT/FIRMA: ----------- ZEIT JŽHRLICH alle Buchungen MONATLICH nur monatliche Buchungen WŽHLEN freie Wahl HEUTE nur die NOCH NICHT gespeicherten, also Neuen BEZAHLEN/KREDIT bezahlen/offenlassen von Buchungen ALLE OFFENEN Buchungen nach Zeitraum anzeigen LIEFERANT EINGEBEN oder ŽNDERN der Voreinstellungen LOOK anschauen SUCHEN EINZEL nach Lieferant(nur Wortteil) ALLE nach Lieferant(ganz genau nach Eingabe) QUIT DIE HELP TASTE: l”scht einmal den Bildschirm, oder bei den ---------------- Buchungseingaben fhrt Sie zu den entsprechenden KONTEN oder MWST LOOK (anschauen). DIE UNDO TASTE: unterbricht bei den Eingaben und Ausgaben die ---------------- Fortfhrung der Ein-oder Ausgabe. Auch bei Drucker. DIE F-TASTEN und SHIFT+F-TASTEN: Ihre Funktion ist in der unteren ------------------------------- Auswahlleiste angezeigt. Diese kann auch mit der Maus aktiviert werden. Sind im wesentlichen die gleichen Funktionen wie in der Menleiste. Das Programm vertr„gt sich mit mir allen bekannten ACC's und AUTOORDNER-PROGRAMMEN, wie SPOOLER, FILESELECT, USW. Sollten einmal keine Eingaben m”glich sein, das Eingabefeld, auch wenn es leer ist, mit DELETE und BACKSPACE l”schen (wegen einiger FORMINPUT..AS BEFEHLE), dann geht es wieder. Die MAUS steckt auch manchmal (warum???), also die Maus langsam und l„nger drcken, oder zweimal drcken. Dies kommt vor, wenn Sie mit der Maus irgendeine Auswahl treffen. Die meižten k”nnen Sie aber auch mit der Tastatur. Die xxx.BUC Datei wird immer im 32.000 Bytes Format erstellt, und wenn n”tig, wieder um 32.000 Bytes erweitert. Also es muž Platz auf der DISK sein. Eine Buchung braucht rund 40 Bytes. Bei SPEICHERN ALS... unter schon vorhandenen Namen wird die alte Datei in xxx.BAC umbenannt. Die xxx.KNT Datei wird nach einer Žnderung oder Neueingabe immer NEU erstellt und die ALTE gel”scht. 1 Konto braucht rund 20 Bytes. In dieser Datei ist zuerst die Eingaben oder Ausgabenart der Kontengruppe, der Mehrwertsteuersatz des gesamten Kontenplan und die Kontennummer mit den Namen gespeichert. Ver„ndern Sie den Kontenplan und die Mehrwertsteuers„tze bei einer Datei im nachhinein NICHT mehr, denn es werden sonst ja auch alle anderen vorhergehende Buchungen davon betroffen. DAZUFšGEN k”nne Sie IMMER, denn dies wurde ja noch nicht gebraucht. In den anderen Dateien wird nur hineingeschrieben, ihre Gr”že ver„ndert sich nicht mehr. DER KONTENPLAN: =============== Die MEHRWERSTEUERSŽTZE (insgesamt 10) gelten fr den GESAMTEN Kontenplan. Das ist das wichtigste einer jeden Buchfhrung. Eine KONTENGRUPPE besteht immer als 100 Konten( von 0-99, von 100-199 usw). Also 10 Gruppen mal 100 sind 1.000 Konten. EINE KONTENGRUPPE ist ABER IMMER AUSGABEN oder EINNAHMEN. Also ein Beispiel: 100 = A also AUSGABEN ----------------- 100 PENSIONSAUSGABEN Hauptkontennamen 110 ENERGIE Unterkontennamen 111 Strom eigentliche Konten 112 Gas 113 Kohle 120 REINIGUNG 121 Waschpulver 122 Reinigungsmittel 123 Reibbrste 130 KRAFTFAHRZEUG 131 Treibstoff 132 Versicherung 133 Reparatur 134 Steuer 150 PERSONAL 151 Lohn 152 SVA-Versicherung 190 BšRO 191 Atari 192 Papier 193 Telefon 200 PENSIONSEINNAHMEN = E also EINNAHMEN 210 PENSION 211 Vollpension 212 Halbpension 213 Frhstckspension 220 GETRŽNKE 221 Bier 222 Limo 223 Wein 224 Schnaps und so weiter. Eine ordentliche berschaubarkeit und Gliederung ist lebensnotwendig. Die HUNDERTER sind demnach HAUPTKONTEN Die ZEHNER UNTERKONTEN und die 1-9er sind die eigentlichen Buchungskonten. So kommen aber trotzdem noch immer ber 900 freie Konten zusammen und das wichtigste ist, die šBERSCHAUBARKEIT IST GEGEBEN. Den dazugeh”rigen MEHRWERTSTEUERSATZ, ob INKLUSIVE(BRUTTO) oder EXKLUSIVE(NETTO) der MWST geben Sie dann bei jeder einzelnen Buchung mittels MEHRWERTSTEUER-CODE ein. (0-9, je nachdem Sie die Codes belegt haben). DAS BEGINNEN EINER BUCHFšHRUNG ============================== 1. Leere Diskette, bzw. min 200 KB frei mit BUCH.PRG einlegen 2. Drucker fertig machen 3. PT_EPSON.PRG starten (od. vom AUTO-ORDNER) 4. BUC_402.PRG starten Beim allerersten Start erscheint BOX: BENUTZER eingeben. Nun Benutzer eingeben, dieser wird gespeichert und erscheint von nun an immer im INFO. Wenn Sie noch KEINEN KONTENPLAN haben, MšSSEN Sie vorerst einen Kontenplan erstellen, oder einen bestehenden einlesen. Dieser wird dann autom. auf den neuen Dateinamen umbenannt. KONTENPLAN ERSTELLEN: KONTEN EIN/ŽNDERN anw„hlen. --------------------- Neuen Kontennamen eingeben xxx.KNT Es erscheint: "Welche Kontengruppe:" 0-9 eingeben, zB. 5 eingeben ist dann 500 HAUPTGRUPPE "Hauptgruppen Namen eingeben:" = zB. PENSION AUS "E=Einnahmen A=AUSGABEN:" = zB e oder a eingeben Nun erscheint die gesamte Kontengruppe von 500-599 rechts unten: 5.. = 10 eingeben = Kontonummer 510 Cursor geht zu 510, dort Untergruppe eingeben zB. ENERGIE 11 eingeben, Cursor zu 511 = Strom 12 eingeben, Cursor zu 512 = Kohle usw. usw. Beenden Mit E oder e statt Zahl eingeben. Speichern JA/NEIN = JA Fileselect BOX nochmal Namen eingeben: xxx.KNT Dies zum Eingeben oder Žndern oder L”schen immer wieder wiederholen. Schaut sehr kompliziert aus, ist aber SEHR EINFACH. NUN WEITER ZUR MEHRWERTSTEUEREINGABE: ------------------------------------- Bei MWST EIN/ŽNDERN wieder den gleichen xxx.KNT Kontenplan w„hlen Nun CODE eingeben von 0-9 zB: 0 = 0% 1 = 10% 2 = 20% usw. Vorher aber Eingabefeld mit DELETE und BACKSPACE l”schen, bei RETURN allein bleibt alter Satz bestehen. Abspeichern und mit KONTEN LOOK oder MWST LOOK Eingaben anschauen. Kontenplan ist fertig. Wenn noch keine DRUCKERDATEI xxx.PRN vorhanden, NEUE erstellen: ----------------------------------------------------------------- DRUCKER CODES anw„hlen: xxx.PRN eingeben Eine Steuerung fr EPSON ist vorgegeben, „ndern Sie diese auf Ihre Anforderungen. CURSOR ist mit PFEILTASTEN und RETURN zu bewegen. ACHTUNG: ALLE DATEIEN MšSSEN IMMER DEN GLEICHEN VORNAMEN HABEN, ZB.: XXX.BUC, XXX.PRN, XXX.KNT, XXX.LIF, XXX.BEL Nun BUCHDATEI ERSTELLEN: ------------------------ NEUE DATEI ERSTELLEN anw„hlen: wieder den gleichen Namen xxx.BUC eingeben. dann den bereits erstellten Kontenplan xxx.KNT eingeben Nun die KOPFDATEN der Buchhaltung eingeben oder mit DELETE oder BACKSPACE l”schen. Vorgaben dienen nur zur Orientierung. DATEI wurde nun auf DISK geschrieben. Es sind nun xxx.BUC xxx.KNT xxx.PRN und das BUCH_402.PRG auf der Disk Sie k”nnen nun das Programm beenden oder mit den Buchungen beginnen. Oder Sie k”nnen eine LIEFERANTENDATEI erstellen: Bei LIEFERANT EINGEBEN xxx.LIF Diese Datei ist eine Voreinstellung von Lieferanten welche ”fters vorkommen. Sie brauchen beim Buchen dann bei der FIRMA Eingabe nur denn Code drcken (10-58). Mit HELP beim Buchen erscheint eine šbersicht der Lieferanten. Diese Datei erstellt sich von selbst: xxx.LIF NUN ZUM BUCHEN: --------------- Datei, wenn nicht schon ge”ffnet, mit ALLE oder WAHL ”ffnen. F3 oder SHIFT F3 oder unter Leiste anklicken oder beim Men BUCHUNG EINGEBEN anklicken. Es erscheint nun die Eingabe-Maske. Der Cursor kann mit den Pfeiltasten oder Return bewegt werden. Beenden aber nur mit Return. Mit den Pfeiltasten werden aber die Betr„ge schon ausgerechnet. In allen Feldern muž eine Eingabe sein. Sie k”nnen auch die HELP TASTE (=Look) und die UNDO Taste (=Abbruch) verwenden. Bei Firmeneingabe auch die FIRMENCODES verwenden. BUCHEN: N = Abbruch Nicht gebucht J, B oder <==(Return) gebucht und bezahlt O gebucht und noch offen Offene Rechnungen werden bei der Anzeige dann schwarz(invers) dargestellt. Ihre BETRŽGE aber werden IMMER mitgerechnet, sind also NICHT OFFEN. Gebucht wird, ob bezahlt oder offen, immer gleich. Das ist SEHR WICHTIG fr die MWST-Voranmeldung und Vorsteuerabzug. Denn Sie mssen auch von offenen Rechnungen MWST bezahlen, bzw. Sie k”nnen auch von offenen Rechnungen die Vorsteuer beanspruchen. Offen oder Bezahlt ist im Programm nur fr Ihre šbersicht und Kontrolle von Bedeutung. Die Endsummen sind jedenfalls immer gleich. BEZAHLEN und wieder OFFEN MACHEN k”nnen Sie bei BEZAHLEN/KREDIT. WICHTIG: Die nun gemachten Buchungen werden NICHT automatisch auf Disk gespeichert. Sonst mžten Sie bei einer Fehlbuchung zuviel auf der Disk stornieren. Sie werden vorerst nur im RAM gehalten. Vor beenden des Programmes mssen Sie noch speichern. BUCH SPEICHERN Eingaben werden dazugespeichert BUCH SPEICHERN ALS... Es wird eine neue Datei erstellt. Aber nur die EINGELESENEN BUCHUNGEN werden gespeichert, Nicht die neuen EINGEGEBENEN. Dies hat sich in der Praxis sehr bew„hrt. Sie k”nnen fr einen Zeitraum eine eigene Datei zus„tzlich erstellen. (Ohne das Finanzamt zu benachteiligen wollen k”nnen m”gen drfen). Die KORREKTUR und das STORNO geht wie das BUCHEN vor sich. DIE AUSGABEN: ============= Vor irgendeiner Ausgabe mssen Sie erstmalig ausw„hlen: 1. Auf DRUCKER oder BILDSCHIRM (Rechts oben aktueller Modus) Aužer Eingabemaske, diese nur auf Bildschirm. 2. Den ZEITRAUM den Sie ausgeben wollen Aber zuerst die ZEITDATEI xxx.BEL erstellen: ------------------------------------------------- Bei Men MONAT FIXIEREN Zeitraum einstellen Monatnummer 1=J„nner 2=Feber usw. Nun ab Beleg bis Beleg Nummer eingeben (Wenn keine Eingabe m”glich: 1. Feld, auch leeres Feld l”schen 2. Belegnummer ist zu grož oder unlogisch. Die Belegnummer kann nie gr”žer sein als die vorhandenen Belege. Die Datei xxx.BEL speichert sich automatisch ab. Es sind nun auf der DISK: BUCH_402.PRG xxx.BUC xxx.KNT xxx.LIF xxx.BEL xxx.PRN Dateien. DAS SUCHEN: Grož- oder Kleinschreibung wird ignoriert. ========== Sie k”nnen SUCHEN nach : Belegnummer Firmenname alle einzel Bei ALLE: Es wird das Suchwort mit seiner L„nge ganz genau am --------- Anfang des Firmenwortes gesucht: zB.: Suchwort: Fleisch findet Fleischhacker nicht aber Beinfleisch und Fleis Bei EINZEL: Es wird das Suchwort (auch einzelner Buchstabe) im ---------- Firmenwortlaut gesucht: zB.: Suchwort:Fleisch findet Kopffleischbraten und Fleischwurst und Wurstfleisch WEITERS: ======== Die Handhabung des Programms ist sehr einfach. Es erkl„rt sich beinahe von selbst. Es arbeitet sehr schnell, insbesonders das Laden und Speichern von und auf Disk. Systhemabstrze kommen sogut wie garnicht vor. Bei etwas Einfhlungsverm”gen mžten Sie mit dieser Bedienungsanleitung auskommen. Sollten Sie Verbesserungen, Žnderungswnsche oder weitere Erkl„rungen wnschen, meine Adresse: Proprenter Albrecht Glanz 4 A-9873 D”briach/Millst„ttersee ------------------------------ K„rnten ™sterreich Tel 04246 7101 aus ™sterreich Tel 0043 4246 7101 aus Deutschland Mit Vorversionen dieses Programmes arbeite ich zur besten Zufriedenheit des Steuerberaters und des Finanzamtes. Mit dem Programm k”nnen Sie auch unter anderem machen: monatliche, 1/4, 1/2 oder j„hrliche Umsatzsteuervoranmeldung Jahressteuerabrechnung Einnahmen-Ausgaben-šberschužabrechnung Ihren Jahresabschluž im voraus berechnen und dadurch eventuell notwendige Investition noch im alten Jahr t„tigen. Durch die sofortige šbersicht Ihrer t„glichen, w”chentlichen, monatlichen, j„hrliche oder nach Wahl get„tigten Ausgaben und Einnahmen k”nnen Sie Ihren Gewinn oder Verlust leicht steuern und dadurch einer hohen Steuerbelastung ausweichen. DAS PROGRAMM IST FšR ALLE GEEIGNET DIE BUCHUNGSAUFZEICHNUNGEN AUS FINANZAMT-, BERUFLICHEN-, PRIVATEN-, VEREINS-, UND ALLE ANDEREN GRšNDEN MACHEN MšSSEN ODER WOLLEN. ************************** NACHTRŽGE ************************ Speichern beim Buchen: Die Buchungen werden NICHT autom. ---------------------- gepeichert. Sie k”nnen aber zwischendurch IMMER speichern. Also: Buchungen eingeben, wenn alles richtig ist, SPEICHERN, weitere Buchung eingeben, wieder speichern. Bei vielen Buchungen empfiehlt es sich immer wieder dazwischen zu speichern. (Aber vorerst mit LOOK Buchungen kontrollieren). Das Programm wird dadurch in keinerweise gest”rt. Das Dazuspeichern geht ganz einfach: F2 - Abfrage: dazuspeichern JA/NEIN erscheint - RETURN fertig. Weitere Buchungen eingeben, usw. Buchen:Sie k”nnen eine Buchung nur abschliežen (mit RETURN), wenn ------ ALLE Eingaben gemacht sind, d.h., wenn in ALLEN Feldern eine Eingabe steht. Sie k”nnen auch NICHT auf eine Kontonummer buchen in der KEIN Kontonamen steht. Ein leeres Konto ist NICHT buchbar. Aber Kontonamen k”nnen Sie auch w„hrend des Arbeitens eingeben oder „ndern: Buchung abbrechen mit UNDO - Konto ein/„ndern aufrufen - Kontonamen eingeben/„ndern - weiterbuchen. Wenn Sie eine Buchung mit den Pfeiltasten beenden versuchen, werden NUR die Endbetr„ge angezeigt, ABER NOCH NICHT GEBUCHT. Buchung beenden NUR mit RETURN. Aber verwenden Sie trotzdem die Pfeiltasten. Zu empfehlen ist auch die neue FILESELECTBOX (PD-Version). **************************************************************** Die meižten Buchhaltungs- od. FIBU- Programme arbeiten nach dem Prinzip der doppelten Buchfhrung (= "franz”sische" Buchhaltung). Dies ist wesentlich aufwendiger und fr viele Betriebe nicht notwendig. Es reicht eine Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben mit MWST aus Das arbeiten mit so einer "FIBU" ist dann wesentlich einfacher. Die St„rke einer "FIBU" liegt darin, daž man mit den eingegebenen Daten in vielf„ltiger Weise arbeiten (= spielen, manipulieren) kann. Sie k”nnen z.B. in die Zukunft buchen, also nicht existierende Belege eingeben, nur um zu sehen, wie dann der Monats- oder gewnschte Abschluž aussehen wrde. Ob Sie MWST zahlen mžen oder ob Sie VORSTEUER zurckbekommen wrden. Wenn Sie dann diese Buchungen NICHT abspeichern, „ndert sich an den GESAMTEN AUFZEICHNUNGEN NICHTS. (Deshalb auch kein autom. abspeichern). šberlebenswichtig ist auch eine gleichzeitige (hintereinander) Ausgabe auf Bildschirm und Drucker, bersichtliche Darstellung der Buchungen und Konten und Abschlže nach allen m”glichen Zeitr„umen. Leichte Korrektur und Stornofunktionen. Dies alles und vieles mehr kann das BUCHxxx.PRG. ********************* PD AUSGABE-SPENDENAUFRUF ************** Diese Ausgabe ist VOLL FUNKTIONSFŽHIG und es ist KEINE SPERRE irgenwelcher Art (aužer Benutzerabfrage) eingebaut. Diese Ausgabe des Programms ist als PD gedacht. Sollte es Ihnen gefallen und sollten Sie es verwenden k”nnen, senden Sie mir bitte DM 45.- oder ”S 300.- (Euroscheck, Bar oder Anweisung auf VOLKSBANK OBERKŽRNTEN Konto 3002136, Proprenter Albrecht,Glanz 4 A-9873 D”briach/Millst„ttersee, K„rnten, ™sterreich. Sie erhalten dafr die neueste Version auf einer 3.5" Markendisk, und auf Wunsch eine genaue Erkl„rung Ihrer ganz spezifischen Anfrage. Also nicht vergessen: Ohne Moos, nichts los ! Cash auf die Kralle ! (aus einem deutschen TV-Film) ****************************************************************