[ dieses ist eine schlecht lesbare ASCII-Export-Datei! ] 1.0 Vorwort Willkommen zu SE-Fakt! fr TOS fr Atari ST/STe/TT und Falcon. SE-Fakt! ist ein Programm zum Erstellen von Quittungen, Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Auftragsbest„tigungen. Es verwaltet Kundenlisten und Warenlisten. Besonderen Wert wurde auf eine einfache Bedienung gelegt, damit der- Anwender nicht bei jeder Funktion im Handbuch nachsehen muž, was sie bewirkt. An Rckmeldungen der Benutzer von SE-Fakt! sind wir sehr interes- siert. Falls Sie meinen, daž man gewisse Dinge im Programm anders gestalten sollte (z.B. um es einfacher bedienen zu k”nnen), so teilen Sie uns bitte Ihre Vorschl„ge mit, auch wenn Sie Vorschl„ge zur Er- weiterung des Programmes haben. Dieser Text ist noch nicht fr Version 1.2 erweitert worden. 1.1 Das Handbuch Dieses Handbuch erl„utert die Funktionen und Bedeutungen der einzel- nen Fenster und der Mens. Zu jedem Fenster ist ein extra Abschnitt- des Handbuches vorhanden, aužerdem sind an einigen Stellen Beispiele zur Bedienung eingefgt. 2.0 šbersicht ber die Programmfunktionen - Quittungsdruck DIN A4 und DIN A5 - Rechnungsdruck - Angebote - Lieferscheine - Warenlistenverwaltung - Adressenverwaltung - Kundenlistenexport und -druck - Preislistenexport und -druck - Warengruppen - umfangreiche Rabattierungsm”glichkeiten (Kundenrabatte, Men- genrabatte auf Warengruppen, Skonto) - einfache Eingabe von neuen Artikeln und Kunden - dreistufiges Mahnwesen - gefilterte (nach Dtum/Kunde/etc), sortierte Liste mit allen Vorg„ngen - Preview der erstellten Vorg„nge vor dem Ausdruck - lauff„hig als Programm oder Accessory (immer verfgbar) - volle Einbindung in GEM - Untersttzung des GEM-Klemmbrettes zum Datenaustausch - sehr einfache Bedienung - lauff„hig auf ST/STe/TT/Falcon (auch unter MultiTOS) - Fensterdialoge - Slider scrollen in Echtzeit ('online') - vielseitig konfigurierbar - vieles andere mehr! 3.0 Installation Allgemeines bei Installation als Programm oder Accessory Bitte kopieren Sie alle Ordner und Dateien der Diskette auf das vorge- sehene Laufwerk Ihrer Festplatte. Es ist wichtig, daž alle Ordner kopiert werden. Folgende Ordnerstruktur sollte vorhanden sein: DATEN\ADRESSEN DATEN\DATEN DATEN\DRUCKER DATEN\FORMATE DATEN\PREISE DATEN\VORGANG Installation als Programm Es wird die Programmdatei SE_FAKT.APP und SE_FAKT.COD ben”tigt. Kopieren Sie beide Dateien auf das gewnschte Laufwerk. Installation als Accessory Es wird die Programmdatei SE_FAKT.ACC und SE_FAKT.COD ben”tigt. Kopieren Sie dazu beide Dateien auf Laufwerk C:\ und benennen Sie SE_FAKT.APP in SE_FAKT.ACC um. Nach dem n„chsten Neustart des Rechners ist das Accessory geladen und steht nun immer zur Verf- gung. Hinweis: Die Datei SE_FAKT.COD wird fr die uneingeschr„nkte Nutzung von SE-Fakt! ben”tigt. In der Regel gengt es, diese Datei auf das Laufwerk C: der Festplatte zu kopieren. Dort wird die Datei normalerweise immer gefunden, auch wenn Sie SE-Fakt! z.B. von Laufwerk D: starten. Falls Sie nun SE_FAKT.COD nur auf Laufwerk C: kopieren, mssen Sie unter MultiTOS noch folgendes konfigurieren: Laden Sie mit einem Texteditor aus dem Ordner 'Multitos' die Datei GEM.CNF und tragen Sie unter PATH= auch C: ein, damit SE_FAKT. COD gefunden wird. So sollte die Zeile nun aussehen: setenv PATH=.,C:\MULTITOS,C:\ Erste Schritte zur Konfiguration Starten Sie nun das Programm SE-Fakt! (oder ”ffnen Sie das Acces- sory). Als allererstes mssen die Pfade eingestellt werden. Sichern Sie dann die Einstellungen durch Klick auf 'Sichern'. Jetzt kann mit SE-Fakt! schon gearbeitet werden. Sinnvollerweise sollten aber alle Einstellungen in den Fenstern Konfiguration, Belege, Firma und Drucker Ihren Wnschen angepasst werden. N„here Erl„uterungen dazu lesen Sie jeweils im dazugeh”rigen Abschnitt dieses Handbuches. 4.0 Haftungsausschluž Das Programm wurde ausfhrlich getestet. Fr etwaige Sch„den (oder fehlerhafte Berechnungen! ), die durch oder bei der Verwendung des Programmes SE-Fakt! entstehen, kann weder der Autor noch der Ver- treiber dieses Programmes eine Haftung bernehmen. Sollten Sie trotzdem einen Fehler feststellen oder Verbesserungsvor- schl„ge haben, so wenden Sie sich bitte an den Vertrieb. 5.0 Die Dialoge Die Dialoge von SE-Fakt! arbeiten in Fenstern. Deswegen ist es nicht n”tig, einen Dialog nach der Bearbeitung zu schliežen. Auf einem Grož- bildschirm kann man so z.B. die Eingabe sowie die Preis- und Adrežli- sten offen halten, was die Arbeit erleichtert und beschleunigt. Aužer- dem sind so die Accessories und (unter MultiTOS) andere Programme immer erreichbar. Falls in einem Fenster der Cursor nicht richtig dargestellt wird, kann ber die Taste F10 das oberste Fenster neu ausgegeben werden. Dies sollte aber in der aktuellen Programmversion nicht mehr vorkommen. Fr den Notfall ist diese Option aber immer noch vorhanden (auch an- zuwenden wenn ein anderes fehlerhaftes Programm ein Fenster von SE-Fakt! bermalt hat). Durch Druck auf F10 kann das oberste Fenster immer neu aufgebaut werden. 5.1 Das Eingabefenster Im Eingabefenster erfolgen alle Eingaben, welche zur Erstellung eines Vorganges notwendig sind. Die Symbole bedeuten von oben nach unten: 1. Aufruf eines Popupmes, um weitere Fenster und Funktionen zu ereichen. 2. Laden eines Vorganges 4. Sichern eines Vorganges 5. ™ffnen der Preisliste 6. ™ffnen der Adrežliste 7. Das Fenster mit den Zusatztexten ”ffnen (Kopf- und Fužzeilen) 8. Vorgang ausgeben (in eine Datei, das Previewfenster oder den Drucker) 9. Zeile oder das ganze Eingabefenster l”schen (also neu initialisie- ren). Beispiel: Erstellung eines Vorganges Wir erl„utern das Fenster 'Eingabe' in der Reihenfolge, wie es abge- arbeitet werden sollte. Schritt 1: Vorgangsart Zun„chst sollte die Art des auszudruckenden Vorganges ber das Po- pupmen links oben ausgew„hlt werden. M”gliche Vorg„nge sind die Erstellung einer Quittung, einer Rechnung, eines Angebotes, einer Auf- tragsbest„tigung oder eines Lieferscheines. šber den 'Cyclebutton' (der mit dem Kreis) wird immer der n„chste Eintrag im Popupmen aktiviert. Aužerdem kann der Vorgang ber die Funktionstasten F1-F5 gew„hlt werden: F1: Quittung F2: Rechnung F3: Angebot F4: Best„tigung F5: Lieferschein Diese Methode ist die schnellste, aber die am wenigsten intuitive. Schritt 2: Vorgangsnummer Im Feld rechts neben der Vorgangsart ist die Nummer des aktuellen Vorgangs zu lesen. Diese kann zwar von Hand ge„ndert werden, sollte aber immer so beibehalten werden. SE-Fakt! vergibt fr jeden Vorgang eine individuelle Nummer, die nur ein einziges Mal verwendet wird (und verwendet werden darf!). Dabei steht der erste Buchstabe der Num- mer fr die Art des Vorganges. Bedeutung: Q :Quittung R :Rechnung A :Angebot B :Best„tigung L :Lieferschein Die n„chsten Zahlen sind das Jahr, der Monat und der Tag. Die letzten drei Ziffern sind die Nummern des Vorganges am aktuellen Tag. Beispiel: Wenn Sie am 17.02.1993 eine Rechnung drucken, wird als Vorgangs- nummer R930217 vergeben, gefolgt vom Z„hler (also vollst„ndig z.B. R930217-001). Schritt 3: Adresse des Kunden ausw„hlen Wenn Sie ein Quittung erstellen, ist dieses Feld hell dargestellt und nicht erreichbar. Bei allen anderen Vorg„ngen sollte eine Adresse eingetragen werden. Hinter 'An:' wird der Name des Kunden eingetragen. M”gliche Vorgehensarten: a) Es k”nnen einige Buchstaben des Kundennamens eingegeben werden. Bei Druck von ^a (oder Anwahl des Symboles fr die Adrežliste oder einfacher Klick auf 'An:' oder ber die Menleiste) wird die Adrežliste ge”ffnet und der erste auf die Zeichenkette passende Eintrag wird angew„hlt. b) Es werden die ersten Buchstaben des Kundennamens eingetra- gen. Wird nun nur 'Tab' gedrckt, wird die erste passende Adresse aus der Kundenliste eingetragen, ohne daž die Liste ge”ffnet wird. c) Mit einem Doppelklick auf 'An:' kann direkt der Adresseditor ge”ffnet werden, ebenfalls mit einem Doppelklick auf das Eingabe- feld. Hier kann mit einem Doppelklick eine Adresse gew„hlt werden. Schritt 4: Artikel ausw„hlen In den Feldern unter 'Bezeichnung' werden die Artikel eingetragen. Diese k”nnen am besten aus der Warenliste gew„hlt werden. Diese Li- ste kann ber das Men, das Symbol Preisliste, ber ^ l oder Helper- reicht werden. Die einfachste Methode ist diese: Tragen sie die einige Zeichen aus dem Namen des Artikels ein und be- t„tigen Sie dann die Help-Taste. Die Liste wird ge”ffnet, und der erste passende Eintrag ist selektiert. Mit 'Return' wird er in die Eingabe bernommen. Wenn der Artikel auf diese Weise eingetragen wurde, steht der Cursor automatisch auf dem Feld zur Eingabe der Menge. TragenSie die Menge ein, oder bet„tigen Sie 'Tab', dann springt der Cursor weiter und es wird eine '1' eingetragen. Mit 'Tab' kommen Sie nun zur n„chsten Zeile, wobei in Zeile 1 schon die Summe berechnet wurde. Tragen Sie auf diese Weise alle Artikel ein. Wenn dies geschehen ist, und der Cursor wieder im Feld Bezeich- nung steht, wird mit 'Tab' direkt zu dem Feld gesprungen, in dem die Menge des vom Kunden erhaltenen Geldes eingetragen wird. Schritt 5: Wechselgeld Tragen Sie die Summe ein, die der Kunde bezahlt. Mit Klick auf 'RECHNE' wird dann das Wechselgeld fr den Kunden berechnet. Schritt 6: Ausgeben des Vorganges Drucken Sie den Vorgang ber das Symbol 'Drucker' oder mit ^ p aus. Vor dem Drucken haben Sie die M”glichkeit, den vollst„ndigen Vorgang zu kontrollieren, indem Sie 'Preview' anw„hlen. Der Vorgang wird so, wie er gedruckt wird, in einem Fenster ausgegeben. Siehe dazu auch den Abschnitt ber das Previewfenster. Weitere m”gliche Eingaben Sie haben jetzt einen vollst„ndigen Vorgang erstellt und gedruckt. Op- tional k”nnen Sie (zwischen einem der obigen Schritte) noch folgendes eintragen: - Die Auftragsnummer: Hier wird die Auftragsnummer des Kunden eingetragen. Diese wird dann auf der Rechnung gedruckt. - Das Auftragsdatum: Das Auftragsdatum des Kunden, wird ebenfalls auf der Rechnung ge druckt. - Das Datum: Das Ausstellungsdatum des Vorganges (das aktuelle Datum ist auto- matisch gesetzt). - Skonto Kundenrabatte Es ist aužerdem noch m”glich, spezielle Kundenrabatte zu vergeben. šber den Schalter 'KuRa' kann ein Dialog ge”ffnet werden, in welchem die Rabatte abgefragt werden. Der voreingestellte Prozentsatz wird jeweils aus der aktuellen Adresse bernommen. Fr jeden Kunden kann ein individueller Rabatt voreingestellt werden. Dieser wird im Adrežeditor eingetragen. Die Rabattierung kann fr je- den Artikel einzeln eingetragen werden, oder fr alle pauschal. Brutto-/Nettopreise Der Knopf 'Brutto' wirkt sich nur auf die Darstellung auf dem Bild- schirm aus (es k”nnen jeweils Netto- oder Bruttopreise dargestellt werden). Die Spalte 'Rabatte' In dieser Spalte werden die Werte angezeigt, die aus den Mengenra- batten und den Kundenrabatten errechnet wurden. Die Prozente werden nicht einfach addiert, sondern so zusammengerechnet, daž am Ende et- wader Preis entsteht, der bei einzelner Berechnung der Prozente ent- standen w„re. Kommentarzeilen In der Eingabe k”nnen das Feld fr die Bezeichnung und die Artikel- nummer auch fr Kommentare verwendet werden. Normalerweise versieht SE-Fakt! jede Zeile mit einer Preisangabe, also auch 0.00 DM. Es ist aber m”glich, diese Preisangabe zu unterdrcken. Dieses wird erreicht, indem das Feld fr die Menge gel”scht wird (dazu den Cursor in das Mengenfeld setzen und Escape drcken). Dies ist n”tig, da SE-Fakt! normalerweise eine '1' eintr„gt, wenn keine Menge angegeben wird. Wenn dieses Feld leer ist, druckt SE-Fakt! die Be- zeichnungs- und Artikelnummernfelder als Kommentar aus. Zwischen den Feldern wird kein Lerzeichen eingefgt, ein Wort kann also ber diese Begrenzung hinweggeschrieben werden. Tips: Falls in der Eingabe eine Zeile nicht fr einen Artikel ausreicht, k”nnen bis zu 5 Zeilen fr einen Artikel benutzt werden: bet„tigen Sie in der Zeile, die verl„ngert werden soll, die 'Insert'-Taste, oder klicken Sie in der nachfolgenden Zeile auf die Zeilennummer. Einfacher ist die Eingabe von mehrzeiligen Artikel im Artikeleditor. Dieser ist ber ^ r oder ber das Editorsymbol in der Artikelliste zu erreichen. 5.2 Konfiguration Erkl„rung der einzelnen Punkte: Preisliste: - Druckrand links - Extra-Speicher fr Artikel - Extra-Speicher fr Gruppen Da beim Anlegen neuer Artikel und Warengruppen Speicher ben”tigt wird, und dieser gerade im Accessorymodus nicht neu vom Be- triebssystem angefordert werden darf, richtet SE-Fakt! beim Pro- grammstart gleich den Platz fr die hier angegebene Menge von Ar- tikeln und Warengruppen zus„tzlich ein. Diese Menge steht nach jdem Neustart des Rechners wieder vollst„ndig zur Verfgung. - Automatische Erg„nzung Dies bedeutet, daž alle neuen Artikel, die im Eingabefenster eingege- ben werden, und die noch nicht in der Warenliste existieren, auto- matisch in diese aufgenommen werden. So ist die Erweiterung der Liste sehr einfach m”glich. - Rundung: Falls die Bruttopreise von SE-Fakt! neu berechnet werden sollen (Menpunkt Bruttopreise, Tasten Alt-B , anzuwenden z.B. bei einer Žn- derung der Mehrwertsteuer) kann hier eingestellt werden, auf wel- chen n„chsth”heren Betrag SE-Fakt! runden soll (z.B. auf Runde 5 Pfennige). - Autom.Art.-Nr.: Jeder Artikel muž eine individuelle Artikelnummer erhalten. Falls Sie keine Nummer von Hand eintragen, wird eine beliebige Zahl auto- matisch eingetragen. SE-Fakt! f„ngt dazu bei '1' an und erh”ht bei jdem neuen Artikel um 1. - Autom.Pr„fix: Im Warengruppenfenster ( ^ g drcken! ) kann ein Pr„fix fr die Ar- tikelnummer eingegeben werden. Dieser wird automatisch vor die Artikelnummer gesetzt. Beispiel: Wenn in der Warengruppe 'AKKU' als Pr„fix AKK_ eingetragen wird, wird die erste von SE-Fakt! erstellte Artikelnummer zu AKK_1. Diverses: - Fenster zentr. - zur Maus - alte Pos. An der hier eingestellten Position werden Fenster ge”ffnet - Return wie GEM: Wenn dieser Schalter eingeschaltet ist, wird beim Bet„tigen von 'Enter' oder 'Return' der Defaultknopf (immer der mit der dick- sten Umrandung) bet„tigt. Wenn er ausgeschaltet ist, springt der Cursor beim Bet„tigen der Return- oder Entertaste zum n„chsten Feld. Programmende: - Best„tigen Beim Beenden von SE-Fakt! erfolgt optional eine Abfrage zum Be- st„tigen des Programmendes. - Konfiguration sichern Die Konfiguration kann am Programmende automatisch gesichert werden. - Preisliste sichern - Adrežliste sichern Wenn eine dieser Listen ge„ndert wurde, kann sie automatisch beim Programmende gesichert werden. Ist diese Funktion nicht einge- schaltet, erfolgt sicherheitshalber eine Abfrage, ob gesichert werden soll. Ge„nderte Listen sind am '*' in der Titelzeile des Fensters zu erkennen. Mwst: In diesem Feld k”nnen vier Mehrwertsteuers„tze eingetragen wer- den. Die Mehrwertsteuers„tze werden im Artikeleditor oder in der Ein- gabe fr die einzelnen Artikel festgelegt. Adrežliste: - Extraspeicher fr Adressen Da beim Anlegen neuer Adressen Speicher ben”tigt wird, und die- ser gerade im Accessorymodus nicht neu vom Betriebssystem an- gefordert werden darf, richtet SE-Fakt! beim Programmstart gleich den Platz fr die hier angegebene Menge von Adressen zus„tzllich ein. Diese Anzahl freier Eintr„ge steht im Accessorymodus nach je- dem Neustart (Booten) des Rechners wieder zur Verfgung. - Automatische Erg„nzung Dies bedeutet, daž alle neuen Adressen, die im Adrežeditor eingege- ben werden, und die noch nicht in der Adrežliste existieren, automa- tisch in diese aufgenommen werden. So ist die Erweiterung der Li- ste sehr einfach m”glich. 5.3 Die Artikelliste In der Artikelliste werden die Artikel ausgew„hlt, die in den aktuellen Vorgang aufgenommen werden sollen. Die Symbole bedeuten von oben nach unten: 1. Laden einer Artikelliste 2. Sichern der aktuellen Artikelliste 3. Selektierte Artikel auf das GEM-Klemmbrett kopieren 4. ™ffnen des Artikeleditors 5. Wahl der aktuellen Preisspalte 6. Ausgabe einer Preisliste 7. L”schen der selektierten Artikel šbernahme von Artikeln in das Eingabefenster Es gibt es mehrere M”glichkeiten, Artikel in das Eingabefenster zu bernehmen: - durch Doppelklick auf einen Artikel - durch einfaches Anklicken eines Artikels und dann 'Ok' - Selektieren mehrerer Artikel gleichzeitig durch Anklicken und gleichzeitigem Halten einer Shift-Taste, dann 'Ok'. - Doppelklick auf einen Artikel, dabei Alternate-Taste halten: der Artikel wird in die Eingabe bernommen, aber das Eingabefen- ster wird nicht nach oben gebracht. Oder besonderes komfortabel: in der Eingabe kann eine kurze Zeichen- kette aus dem Artikelnamen eingegeben werden. Durch Druck auf die' Help'-Taste ”ffnet sich die Warenliste, und der erste zu der Zeichen- kette passende Artikel ist selektiert. Falls dieser noch nicht der richtige ist, kann durch Klick auf 'n„chster' der n„chste passende Eintrag ge- sucht werden. Suchen bestimmter Artikel Falls ein bestimmter Artikel gesucht wird, kann der Name einfach in da- sEingabefeld unter 'Suche' eingegeben werden. Ebenso ist die Suche- nach bestimmten Artikelnummern m”glich, wenn neben 'Suche' der- Knopf 'Art.-Nummer' aktiviert wird. Ein Klick auf 'n„chster' sucht den n„chsten passenden Eintrag in der Liste. Es wird jeweils vom ersten selektierten Artikel an weiter gesucht. Um wieder an die erste Fund- stelle zu springen, kann noch einmal auf den schon selektierten Punkt 'Name' oder 'Art.-Nummer' geklickt werden. Es wird erneut vom Be- ginn der Liste an gesucht. Die aktuelle Liste Der Name der aktuellen, geladenen Liste steht oben im Fenstertitel. Ein '*' vor dem Namen zeigt, daž die Liste ge„ndert, aber noch nicht ge- sichert wurde. Wichtig: Das Symbol 'Preis' gestattet die Auswahl einer Preisspalte von vier m”glichen. Der Preis der aktuellen Spalte wird in die Eingabe bernom- men. Also bitte immer darauf achten, ob die richtige Spalte eingestellt ist! Klemmbrett šber das Klemmbrett-Symbol k”nnen selektierte Positionen direkt auf das GEM-Klemmbrett kopiert werden. Sie k”nnen dann mit einer Text- verarbeitung weiterverarbeitet werden. 5.3.1 Erstellen von Preislisten šber das Druckersymbol im Warenlistenfenster wird eine Preisliste mit der aktuellen Preisspalte gedruckt. Es erscheint folgende Abfrage: W„hlen Sie 'Drucken', um die Liste auf den Ducker auszugeben, 'Da- tei', um in eine Datei auszugeben. Beachten Sie immer, ob die richtige Preisspalte dargestellt ist. 5.4 Der Artikeleditor Im Artikeleditor k”nnen neue Artikel eingegeben werden oder alte Arti- kel ver„ndert werden. Fr jeden Artikel stehen 5 Zeilen mit je 24 Zei- chen zur Verfgung. šber den Knopf 'Gruppe' kann der Warengruppeneditor erreicht wer- den. Es kann auch direkt ein Name eingegeben werden, jedoch ist die Eingabe ber den Gruppeneditor sinnvoller, da hier auch gleich Staffel- Rabatte und ein Pr„fix fr die Artikelnummer eingegeben werdenk”n- nen (-> Abschnitt Warengruppeneditor). Es stehen vier verschiedene Preise zur Verfgung. Dabei heižt VK1bzw. 2 Verkaufspreis 1 bzw. 2. EK steht fr Einkaufspreis und HP frH„nd- lerpreis. Wir empfehlen, die Preise auch tats„chlich entsprechenddieser Vorgabe einzutragen, da in sp„teren Programmversionen von SE-Fakt! diese m”glicherweise weitere Verwendung finden. Zur Zeit muždarauf aber keine Rcksicht genommen werden. Mit dem Knopf 'neu' kann direkt ein neuer Artikel angelegt werden. Dabei wird zun„chst der angezeigte Artikel in die Liste einsortiert. An- schliežend wird abgefragt, ob der aktuelle Eintrag im Editor beibehalten werden soll oder nicht. Dieses ist praktisch, wenn der neue Artikel ei- nen „hnlichen Namen oder Preis hat. Bei der Eingabe von Preisen gengt es, den Netto- oder den Brutto- preis einzutragen. Mit dem Knopf 'Rechne' wird dann der jeweils feh- lendePreis eingetragen. Falls Netto- und Bruttopreise eingetragen wer- den, und diese nicht zusammenpassen, so wird eine Warnung ausge- geben. Am besten l”schen Sie dann einen der Preise, und lassen den anderen ausrechnen. Die Kn”pfe 'zurck' bzw. 'vor' dienen dazu, zum n„chsten bzw. vor- igen Artikel der Liste zu gelangen. Der jeweils angezeigte Artikel wird- dabei zun„chst in die Liste einsortiert. 5.5 Der Warengruppeneditor Im Warengruppeneditor k”nnen die Namen der vorhandenen Waren- gruppen eingegeben werden. Fr jede Gruppe sind individuelle Mengen- rabatte m”glich. Das Scrollen in der Liste ist mit den Tastenkombinationen Shift-Cur- sor-hoch/runter m”glich. Da Feld 'Rabattierung' dient zur Eingabe von Mengenrabatten. Es ist jeweils die untere und obere Mengenbegrenzung sowie der Rabatt ein- zugeben. Das 'Pr„fix'-feld dient zur Eingabe einer Zeichenkette, die jeweils vor die Artikelnummer gesetzt wird, falls im Fenster Konfiguration unter Preisliste der Punkt 'Autom.Pr„fix' eingeschaltet ist. 5.6 Die Zusatztexte In diesem Fenster k”nnen maximal vier Kopfzeilen und sechs Fužzeilen eingetragen werden. Die Kopfzeilen k”nnen aus vier m”glichen Texten ausgew„hlt werden ( ber Text 1/2/3 ). Der Knopf 'Default' l„dt den im Programm selbst voreingestellten Text, oder ( falls vorhanden) die Datei "DATEN\DATEN\DEFAULT.TXT". Der Knopf 'Neu laden' l„dt den in der SE_FAKT.INF-Datei abgespei- cherten Text nach. Dies ist sinnvoll, wenn Žnderungen rckg„ngig ge- macht werden sollen. Nur Zeilen, die Text enthalten, werden gedruckt. Sollen Leerzeilen ge- druckt werden, muž einfach als erstes Zeichen der Zeile ein 'Space' eingetragen werden. In den Kopfzeilen k”nnen folgende Platzhalter eingetragen werden, die beim Drucken durch die Daten der aktuellen Adresse ersetzt werden: Platzhalter wird ersetzt durch %NAME Name der aktuellen Adresse %NAME1 Name1 %NAME2 Name2 %ANREDE Anrede %ANREDE1 Anrede1 %ADATUM " vom " (falls Auftragsdatum vorhanden) %BELEG Je nach Belegtyp durch: " Rechnung" " Quittung" "n Lieferschein" "s Angebot" %ZAHLZIEL Das Datum des Zahlzieles. Wenn der Platzhalter %ANREDE1 durch " Damen und Herren" ersetzt wird, wird eine evtl. folgende Variable %NAME nicht gedruckt, um nicht S„tze wie "Sehr geehrte Damen und Herren Meier" entstehen zu las- sen. Beispiel: Sehr geehrte%ANREDE1%NAME, zu Ihrem Auftrag erhalten Sie folgende%BELEG: Dies kann beispielsweise werden zu: Sehr geehrter Herr Meier, zu Ihrem Auftrag erhalten Sie folgenden Lieferschein: Tips: Beim Drucken der Rechnung ist folgendes zu beachten: Die Kopf- und Fužzeilen werden nur dann gedruckt, wenn die Zeilen Text enthalten. Sollen Leerzeilen gedruckt werden, kann man sich wie folgt behelfen: Geben Sie einfach am Anfang der Zeile 1 Leerzeichen (Space-Taste) ein! Ganz einfach! šber den Knopf 'Default' kann ein vorgegebener Text gew„hlt werden. Wem der Text zu einfallslos ist, der kann im Ordner \DATEN\DATEN eine Datei 'DEFAULT.TXT' mit einem Editor anlegen. Die ersten 4 Zei- len dieses Textes (jede Zeile darf 65 Zeichen lang sein und muss mit Return angeschlossen sein ) werden dann bei 'Default' geladen und angezeigt. 5.7 Belegkonfiguration Im Fenster Belege werden einige Einstellungen fr Rechnungen, Quit- tungen etc. vorgenommen. Die Eingabefelder -Anzahl: Soviele Rechnungen werden gedruckt. Da bei jedem Druckvorgang gebucht wird, sollte von vornherein eingestellt sein, wieviele Exem- plare gedruckt werden sollen. Voreinstellung ist 2: Eine Exemplar fr den Kunden und eins fr die Buchhaltung. - Druckrand links/oben Dient zum Einstellen der R„nder beim Drucken. - Kopf drucken Normalerweise hat jeder seinen Firmenkopf auf dem Briefpapier. SE-Fakt! kann aber auch einen Kopf drucken. Dieser wird im Fir- menfenster eingegeben. - Bei Quittung buchen - Bei Rechnung buchen: Sollte natrlich immer eingeschaltet sein, damit SE-Fakt! korrekte Ums„tze berechnen kann. - Fužtext klein drucken Der Fužtext von Belegen wird in kleiner Schrift gedruckt. Speziell fr Quittungen: - DIN A4 / DIN A5 Mit dieser Einstellung wird das Format von Quittungen eingestellt. Speziell fr Rechnungen: - Allg. Zahlungsziel: Wenn im Adrežeditor fr den Kunden nicht etwas anderes eingege- ben wurde, ist dies das Defaultzahlungsziel. - Vorgang automatisch sichern: Beim Buchen wird der Vorgang inkl. Artikeln, Adresse, Kopf- und Fužzeilen in eine Datei gesichert. Unter der jeweiligen Vorgangs- nummer kann der Vorgang neu geladen werden. Standardbeleg Dies ist die Voreinstellung, die nach dem Programmstart oder nach ei- ner Neuinitialisierung der Eingabe aktiv sein soll. Der Schalter Barzah- lung bei Rechnungen ist zu beachten, damit der Rechnungsbetrag bei der Berechnung der Ums„tze korrekt zugeordnet werden kann. Laden mit Fužtext Beim Laden von Vorg„ngen kann optional der Fužtext mitgeladen wer- den. 5.8 Die Adrežliste Die Symbole bedeuten: 1. Laden einer Adrežliste 2. Sichern einer Adrežliste 3. Kopieren von Adressen auf das GEM-Klemmbrett 4. ™ffnen des Adrežeditors 5. Wahl eines Export- bzw. Importformates 6. Einfachklick: Selektion nach Typ Doppelklick: Eingabe der Typen 7. Einfachklick: Selektion nach Status Doppelklick: Eingabe der Stati 8. Deselektieren 9. Drucken einer Adrežliste 10 L”schen von Adressen Falls eine bestimmte Adresse gesucht wird, kann der Name einfach in das Eingabefeld unter 'Suche' eingegeben werden. Ein Klick auf 'n„ch- ster' sucht den n„chsten passenden Eintrag in der Liste. Es wird je- weils von der ersten selektierten Adresse an weiter gesucht. Durch den Schalter 'Im Wort' kann bestimmt werden, ob nur am Na- mensanfang oder auch im Namen gesucht werden soll. Der Name der aktuellen, geladenen Liste steht oben im Fenstertitel. Ein '*' vor dem Namen zeigt, daž die Liste ge„ndert, aber noch nicht ge- sichert wurde. Anw„hlen von Adressen Eine Adresse kann durch einen einfachen Klick mit der Maus selektiert werden. Mit einem Doppelklick wird die Adresse in die Eingabe bernommen und das Eingabefenster nach oben gebracht. Die erste selektierte Adresse wird auch in den Adrežeditor bernom- men. Fr das Kopieren von Adressen auf das Klemmbrett oder zum Export einer Adrežliste k”nnen auch mehrere Adressen selektiert werden. Dazu muž beim Anklicken der einzelnen Adressen eine Shifttaste ge- halten werden. 5.8.1 Export einer Adrežliste In diesem Fenster wird das Exportformat von Adressen fr das Erstel- len von Adrežlisten bzw. fr die Ausgabe auf das GEM-Klemmbrett ein- gestellt. Die Zeile Name dient nur zur Erkl„rung des aktuellen Formates. Bei Datenformat wird das gewnschte Format eingetragen. šber 'La- den' bzw. 'Sichern' kann ein Format geladen oder gesichert werden. Mehrere Beispiele sind im Ordner 'Formate' enthalten. Mit der Exportfunktion kann eine Adreždatei praktisch beliebigen For- mates erstellt werden. Anwendungen dafr sind z.B. die Weiterverar- beitung der Adressen in Datenbanken, das Erstellen von Adrežlisten fr Serienbriefe oder auch das Erstellen einer Gruppendatei fr QFax. šber 'Exportieren' wird dann unter Verwendung des eingestellten For- mates eine Adrežliste ausgegeben. Das Exportformat Im Dialog Export muž das Format eingegeben werden, in welches SE- Fakt! die Adressen exportiert. Es stehen zwei Zeilen mit je 65 Zeilen zur Verfgung. Diese Zeilen geh”ren zusammen. Wenn Zeile 1 nicht langt, kann einfach in Zeile 2 weitergeschrieben werden. Der Umbruch darf auch im Wort erfolgen. Folgende Platzhalter sind m”glich: Platzhalter fr %ANR Anrede %AN1 Anrede 1 %VOR Vorname %NAM Name %NA1 Name 1 %NA2 Name 2 %STR Straže %LAN Land %PLZ Postleitzahl %STA Stadt %TEL Telefon %TE1 Telefon 1 %FAX Fax %FA1 Fax 1 %KNR Kundennr %TYP Kundentyp %STU Kundenstatus %BAN Bankname %KTO Konto %BLZ Bankleitzahl %BE1 Bemerkung 1 %BE2 Bemerkung 2 %BE3 Bemerkung 3 %t Der unter %t eingegebene Text (z.B ",") %n Zeilenvorschub ('\n') %r Return ('\r') Folgende Erweiterung der Variablen ist m”glich: Beim Anh„ngen eine- sParagraphenzeichens Ý an den Platzhalter wird der Platzhalter ganz normal durch eine Zeichenkette ersetzt, aber es wird ein Leerzeichen angeh„ngt, falls diese Zeichenkette in der aktuellen Adresse existiert. Beispiel: Datenformat: %ANRÝ%NAM Adresse: Meier,Willi wird zu 'Willi Meier' Mller wird zu 'Mller' und nicht ' Mller' ^ ein Leerzeichen 5.9 Der Adrežeditor Im Adrežeditor k”nnen Anschriften und Kundendaten eingetragen oder ver„ndert werden. Bedeutung der Symbole 1. Einsortieren 2. Adrežliste ”ffnen 3. Adrežliste drucken 4. Dialer (Telefonw„hler: ber ein Modem kann die gewnschte Nummer gew„hlt werden) 5. Eingabemaske l”schen Einsortieren šber das oberste Symbol wird die aktuelle Adresse in die Adrežliste aufgenommen. Ebenso bei 'Ok', aber hier wird auch gleich das Fenster geschlossen. Papierkorb Der Papierkorb l”scht die Adresse nicht aus der Liste, sondern macht den nur zur Eingabe einer neuen Adresse frei. Adressen k”nnen im Fenster 'Adressenliste' ber das Papierkorbsymbol gel”scht werden. Achtung: wenn Name und Vorname zweier Adressen gleich sind, ms- sen unbedingt verschiedene Kundennummern eingegeben werden, sonst wird eine dieser Adressen berschrieben. Das Umsatzfeld Wenn Rechnungen gebucht werden, wird der Endbetrag auf den Betrag im Umsatzfeld aufaddiert. Hier zeigt sich also, wer ein guter Kunde ist. Achtung: der Umsatz wird bei der Adresse aufaddiert, deren Name, Vorname und Kundennummer identisch derer ist, die aus der Adressli- ste gew„hlt wurde. Kundenrabatt Fr jedem Kunden kann individuell ein Rabatt eingegeben werden. Die- ser erscheint in der Eingabe als 'KuRa' und muž dort extra best„tigt werden, bzw. kann dort noch artikelbezogen ge„ndert werden. Zahlungsziel Da SE-Fakt! in einer der n„chsten Versionen auch Mahnungen erstellen kann, ist hier schon ein Zahlziel fr den Kunden vorgesehen. Das Zahl- ziel steht als Variable %ZAHLZIEL fr Kopf- und Fužzeilen zur Verf- gung, und kann dort in den Text eingefgt werden. Telefon und Fax Folgender Tip zu diesen Nummern: es ist sinnvoll, sowohl bei Telefon als auch bei Fax die vollst„ndige Nummer einzutragen, da z.B. beim Erstel- len einer Gruppendatei fr Rundfaxe mit QFax die komplette Nummer mit Vorwahl ben”tigt wird. Bemerkungen Die Zeilen fr Bemerkungen k”nnen frei verwendet werden. 5.10 Der Firmadialog In diesem Fenster werden der Kopf fr Rechnungen, Quittungen etc. sowie eine Absenderzeile eingegeben. Die Zeilen 1-3 erscheinen oben auf Vorg„ngen, falls 'Kopf drucken' im Dialog 'Belege' aktiviert ist. Die Einstellung 'Rand links' gilt nur fr den Kopf! Die Absenderzeile wird so gedruckt, daž sie noch im Fenster von Brie- fumschl„gen erscheint. Diese Zeile wird in Kleinschrift gedruckt. Die Zeile 'Stadt' enth„lt den Text, der vor dem Datum gedruckt wird. 5.11 Der Hilfedialog Im Hilfefenster k”nnen die wichtigsten Tastenkombinationen nachgese- hen werden. Dieses sind alle Kombinationen, um bestimmte Fenster zu ”ffnen, als auch die Benutzung des GEM-Klemmbrettes in Dialogen. 5.12 Der Infodialog Der Infodialog enth„lt neben der Anschrift des Vertriebes und der Pro- grammversionsnummer noch einige andere Informationen. Dies sind der Name des registrierten Anwenders als auch Informationen ber ihr Atari-System. Die Gr”že des freien Speichers als auch die TOS-Versionsnummer Ihres Rechners k”nnen ganz unten in diesem Fenster abgelesen werden. 5.13 Das Previewfenster Dieses Fenster dient zum Darstellen des aktuellen Vorganges. Damit kann man vor dem Drucken noch einmal kontrollieren, ob alle Eintr„ge richtig vorgenommen wurden. šber ein Men k”nnen verschiedene Schriftgr”žen eingestellt werden. Eventuell pažt bei einer kleinen Schrift noch der ganze Vorgang auf den Bildschirm. Ein Grožbildschirm ist hier natrlich von Vorteil. Beachte: šber das Symbol Drucker wird der aktuelle Vorgang aus der Eingabe gedruckt! Es wird hier kein Vorgang zwischengespeichert, w„hrend ein anderer bearbeitet werden kann. 5.14 Der Stornodialog Damit korrekt ermittelt werden kann, wieviel Geld in der SE-Fakt! vor- handen ist und wieviel Umsatz erzielt wurde, ist natrlich das Stornie- ren von Vorg„ngen n”tig, die wieder rckg„ngig gemacht wurden. W„hlen sie dazu im Fenster Storno den zu stornierenden Vorgang an. Es erscheint folgende Abfrage: Sie haben hier noch die M”glichkeit, das Stornieren abzubrechen. Es ist auch m”glich, Stornierungen zu stornieren. Damit wird dann eine Stornierung rckg„ngig gemacht. Alle Stornierungen haben als erstes Zeichen in der Nummer ein 'S' . 5.15 Der Umsatzdialog In diesem Fenster kann der Umsatz eines bestimmten Tages ermittelt werden. Es wird angezeigt, wieviel Geld in Bar, als Scheck etc. in der SE-Fakt! vorhanden sein muž. Tragen sie unter Wechselgeld ein, wieviel Geld am Tagesbeginn in der SE-Fakt! ist, dieses zieht SE-Fakt! wieder von den Einnahmen ab. Offene Posten sind Rechnungen, die nicht in bar abgerechnet wurden. 5.16 Der Druckertreiberdialog In diesem Fenster werden Steuerzeichen fr den Drucker eingegeben oder fertige Treiber geladen. Diese sind n”tig, damit SE-Fakt! z.B. in Grož- bzw. Kleinschrift drucken kann. Einige Druckertreiber sind im Ordner Drucker enthalten. Ferner ist hier die Seitenl„nge fr Vorg„nge einzutragen. Ein Seitenvor- schub nach jeder gedruckten Seite kann ganz unten im Dialog ein- oder ausgeschaltet werden. Es k”nnen entweder Druckertreiber im eigenen SE-Fakt!-Format ver- wendet werden, oder Standardtreiber im CFG-Format. W„hlen Sie links zwischen einem der Treiber aus. Fr den Atari-Laser SLM mit Diablo empfehlen wir den SE-Fakt!-Trei- ber. 5.161 Erstellen eigener Druckertreiber Entnehmen Sie die Steuerzeichen bitte dem Handbuch Ihres Druckers. Tragen Sie einfach die Steuerzeichen in die entspechenden Felder ein. Es ist wirklich nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick er- scheint. Zum Testen des Treibers mssen Sie nur eine Rechnung oder „hnliches drucken, die Steuerzeichen werden direkt aus diesem Fenster bernommen. Die Steuerzeichen werden durch Punkt, Komma, Semikolon oder ein Leerzeichen voneinander getrennt. Tip: Sie k”nnen in der Zeile fr die Initialisierung des Druckers auch Steu- erzeichen zur Wahl eines bestimmten Zeichensatzes eingeben, oder fr Schnelldruck- bzw. Briefqualit„t und „hnliches. 6. Wichtig Die sicherste Methode ist, SE-Fakt! als Programm zu betreiben. Durch einige Einschr„nkungen des Betriebssystems kann es im Accessorymo- dus zu Problemen kommen. Sinnvoll erscheint die Verwendung einer aktuellen TOS-Version (2.0x oder 3.0x bzw. gr”žer). Auf jeden Fall sollte das TOS nicht „lter als Version 1.É4 sein (ihre TOS-Versions- nummer k”nnen Sie im Fenster 'Info' im Fužbereich ablesen ). 7. Tastaturbedienung Alle Icons (oder Symbole) k”nnen auch ber die Tastatur bedient wer- den. Dabei bedeutet '^' die Control-Taste. Das andere Zeichen soll die Alternate-Taste symbolisieren. Wichtig: Entsprechend der Tatsache, ob ein Grož- oder Kleinbuchstabe darge- stellt ist, ist noch zus„tzlich Shift zu bet„tigen. Beispiel: ^ s bedeutet: Control-s ^ S bedeuted: Shift-Control-s In normalen Kn”pfen kann durch Bet„tigen von 'Alternate' und der Ta- ste, die dem unterstrichenen Buchstaben entspricht, die zugeh”rige Funktion ausgel”st werden. Hierbei ist die Grož-/ Kleinschreibung un- wichtig. 8. Probleme ? Bei Bedienungsproblemen sehen Sie bitte grndlich im Handbuch nach. Wenn dort keine L”sung Ihres Problems beschrieben ist, wenden Sie sich an den Vertrieb dieses Programms. Ò. Die Schiebereglerbedienung Zur Beachtung: w„hrend ein Slider (die Schieber seitlich in Fenstern) verschoben wird, wird der dargestellte Bereich gleichzeitig nach unten oder oben bewegt ('online') . Die Slider k”nnen wie folgt bedient werden: 1. Einfacher Klick auf Pfeil noch oben/unten: Eine Zeile vor/zurck. 2. Doppelklick auf den Pfeil nach oben/unten: Zum Anfang/ Ende der Liste. 3. Einfacher Klick auf den grauen Bereich unter oder ber dem Schie- ber:eine Seite vor/zurck. 4. Doppelklick auf den grauen Bereich: Absolut an eine Position der Liste. 5. Klick auf den Schieberegler und Halten der linken Maustaste: Vor-/Zurckrollen der Liste (w„hrend der Schieber bewegt wird). 1É. Fehlermeldungen - Ungltige Warenliste! - Ungltige Adressenliste! - Ungltiges Dateiformat! Diese Meldungen erscheinen, wenn versucht wird, mit einer alten Pro- grammversion von SE-Fakt! die Listen oder Daten einer neueren Ver- sion zu laden, oder eine Datei, die berhaupt nicht dem Format ent- spricht (wenn z.B. eine Warenliste bei 'Adressliste laden' angew„hlt wird). - Liste voll! Im Accessorymodus reserviert SE-Fakt! schon beim Booten Speicher fr neue Adrež- oder Artikeleintr„ge. Sollten die beim Booten zus„tzlich angelegten Speicherbereiche belegt sein, erhalten Sie obige Warnung. Nach dem n„chsten Neustart des Rechners steht wieder Speicher zur Verfgung. Dieses Problem wird durch eine Eigenheit von TOS bei der Speicherverwaltung verursacht. Die Gr”že der zus„tzlich reservierten Speicherbereiche k”nnen Sie unter 'Konfiguration' einstellen. 11. Zeilenkopplung Die Zeilenkopplung dient dazu, einen mehrzeiligen Artikel in der Eingabe eintragen zu k”nnen, oder einen mehrzeiligen Artikel in einzelne Artikel aufsplitten zu k”nnen. Die Bedienung: Im Eingabefenster die Insert-Taste bet„tigen oder in der n„chsten/vorigen Zeile auf die Positionsnummer klicken. Tip : Beim Koppeln von der ersten zur letzten Zeile hin, beim Entkoppeln von der letzten zur ersten Zeile vorgehen. Zweck: der Preis, die Artikel- nummer, Menge etc. wandern mit ! Einfacher ist es, mehrzeilige Artikel direkt im Artikel-Editor einzugeben. Dies sollte der Regelfall sein. 12. Editierbare Felder Editierbare Felder k”nnen kopiert (Copy, ^c), ausgeschnitten (Cut, ^x) und eingefgt (Paste, ^v) werden. Siehe dazu den Absatz 'Blockopera- tionen'. Mit den Cursorpfeilen hoch/runter kann der Cursor zum vor- igen/n„chsten editierbaren Feld bewegt werden. Innerhalb eines Feldes kann der Cursor mit den Tasten Cursor links/ rechts bewegt werden. Mit der Tastenkombination Shift-Cursor-links/rechts kann der Cursor an den Anfang bzw. das Ende eines Feldes gebracht werden. Der Cursor kann wortweise mit den Tastenkombinationen Control Cur- sor links/rechts bewegt werden. 13. Blockoperationen Ein editierbares Feld kann als Block auf das GEM-Klemmbrett kopiert werden (^c) von dort geholt werden (^ v), oder auch ganz aus dem Eingabefeld ausgeschnitten werden (^x). Dieses ist in jedem Feld m”g- lich, in dem Text eingegeben werden kann. Sobald man sich an diese Funktion gew”hnt hat, wird man sie nicht mehr vermissen wollen! Falls das GEM-Klemmbrett auf dem Rechner noch nicht installiert ist, wird dieses von SE-Fakt! erledigt. Auf C:\ wird dann der Ordner CLIPBRD eingerichtet und beim GEM als Klemmbrett angemeldet (falls keine Festplatte vorhanden ist auf Laufwerk A ). 14. Suchmasken In den Fenstern 'Artikelliste' und 'Adrežliste' k”nnen Suchmasken eingegeben werden. Die Suche erfolgt dabei 'online' direkt w„hrend der Texteingabe in das Feld Suchmaske. Folgende Vereinfachungen gibt es: - wenn ein Artikel gesucht wird: Bereits in der Eingabe k”nnen ein oder mehrere Zeichen aus dem Namen des gesuchten Artikels eingegeben werden. Ein Druck auf die 'Help'-Taste ”ffnet nun die Artikel-Liste, und der erste pass- ende Eintrag ist schon angew„hlt. - wenn eine Adresse gesucht wird: Im Fenster Eingabe einen Buchstaben (oder den ganzen Namen) eingeben. Wenn jetzt die Adrežliste ge”ffnet wird, ist der erste passende Eintrag schon angew„hlt. šber den Knopf 'n„chster' wird jeweils zum n„chsten passenden Ein- trag gesprungen.